E-factuur in B2B-zakelijk verkeer verplicht vanaf januari 2025

Vanaf 1 januari 2025 wordt de elektronische factuur – ook wel e-factuur genoemd – verplicht voor bedrijven in het B2B-zakelijk verkeer, uiteraard ook in de bijzonder factuurintensieve logistieke sector. Bepaalde formaten moeten dringend worden nageleefd - het enkel verzenden van een PDF-document is niet voldoende.

(Ostfildern) Het softwarebedrijf Planat heeft de speciaal voor producerende bedrijven ontwikkelde ERP-oplossing FEPA al uitgerust met de functie voor elektronische factuurverwerking. Zo kunnen klanten de factuurprocessen nu en in de toekomst wettelijk conform inrichten. “In deze overgang zit naast de verplichting ook een kans. De digitalisering van de factuurverwerking staat voor snellere processen met meer efficiëntie en gaat hand in hand met de algemeen voortschrijdende digitalisering in bedrijven. Facturen kunnen sneller worden ontvangen en verwerkt,” zegt Pierre Mayer, commercieel directeur van Planat. Met FEPA biedt het bedrijf een van de belangrijkste standaard-ERP-oplossingen voor bedrijven met eigen productie – voornamelijk uit de machine- en installatiebouw, metaalbouw, elektronica en elektrotechniek, evenals de automotive.

Documentprocessen digitaliseren

In het algemeen zouden bedrijven een vergaande digitalisering van hun eigen documentprocessen als een belangrijk doel moeten zien: “Gegevens en snelle toegang tot informatie zijn van zeer groot belang voor elk bedrijf. Een ERP-systeem, samen met een documentbeheer, vormt een waardevolle kennisbasis die bedrijfsprocessen aanzienlijk sneller en efficiënter maakt. Het elektronisch afbeelden van facturen tussen bedrijven is dan ook logisch en zorgt voor standaardisering. Tegelijkertijd kunnen goedkeuringsprocessen direct digitaal worden afgebeeld,” aldus Pierre Mayer. Ook de Europese Unie en de federale regering verwachten van de invoering van de verplichting voor e-facturen onder andere efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen en een betere milieubalans in vergelijking met papieren processen. Bovendien kunnen de elektronische documenten machinaal worden geëvalueerd, wat onder andere de bestrijding van btw-fraude vergemakkelijkt. Bedrijven die met een verouderde ERP-oplossing werken, staan echter onder druk: Alleen met veel moeite en grote inspanning kan hier de elektronische factuur worden afgebeeld. “Sinds de invoering van ZUGFeRD en XRechnung zijn we bezig met het integreren van digitale factuurprocessen binnen onze softwareoplossing, zodat we onze klanten naast procesoptimalisatie ook toekomstbestendigheid kunnen bieden. Gebruikers van verouderde oplossingen zouden zich in het algemeen moeten informeren over hoe het staat met de integratie van dergelijke wettelijke wijzigingen in hun eigen ERP-systeem,” zegt ERP-expert Pierre Mayer hierover.

Tijdslijnen voor de overstap

Vanaf 1 januari 2025 moeten bedrijven in staat zijn om elektronische facturen te verwerken en veilig te archiveren. Tot het einde van 2026 zijn er enkele overgangsregelingen: Als de factuurontvanger akkoord gaat, kunnen er nog steeds papieren facturen of elektronische facturen in andere formaten (bijv. PDF) worden gebruikt. Bedrijven met een jaaromzet van minder dan 800.000 euro hebben zelfs nog een jaar langer de tijd. Desondanks is het raadzaam om, ondanks de overgangsperiodes, nu al de overstap voor te bereiden en de gebruikte ERP-systemen aan de standaard aan te passen. Het gestructureerde elektronische formaat maakt automatische verwerking van de factuur mogelijk en moet voldoen aan de eisen van de Europese CEN-norm EN 16931.

Formaat voor machinale verwerking

Dit betekent dat e-facturen niet eenvoudig als PDF of Word-document naar de factuurontvanger mogen worden verzonden, maar in een formaat dat machinaal verder verwerkt kan worden. “Daarom hebben we deze standaard volledig in onze ERP-oplossing FEPA geïntegreerd en zijn we in staat om vanaf nu facturen in wettelijk conforme formaten te genereren en te verwerken,” concludeert de commercieel directeur van Planat, Pierre Mayer.

Foto: © Planat