A lista de verificação definitiva para fornecedores de empresas de logística

Cada fornecedor e cada empresa são únicos em sua forma de trabalhar. Processos e equipes diferentes exigem requisitos diferentes, e a maneira como as empresas de logística mantêm um relacionamento bem-sucedido com seus fornecedores varia. Uma coisa que permanece constante, independentemente do fornecedor, é a necessidade de um processo de integração abrangente e positivo para os fornecedores.

Por: Uwe Stroh

(Frankfurt/Main) Uma maneira de garantir a consistência do processo de integração é a criação de uma lista de verificação geral. Embora cada experiência específica possa exigir algumas adaptações, esta diretriz básica ajuda a garantir que as empresas sigam as melhores práticas e que os fornecedores comecem com o pé direito.

Etapa 1: Avaliação

Para que um relacionamento possa ser bem-sucedido, ambas as partes devem se avaliar minuciosamente. Conhecer o histórico de sucesso, o desenvolvimento financeiro e a conformidade regulatória do fornecedor ajuda as empresas de logística a determinar se uma parceria é vantajosa. Elas querem garantir que seu parceiro comercial seja confiável e capaz de atender aos requisitos específicos. Ao iniciar a avaliação dos fornecedores, as empresas devem verificar:

• Histórico de desempenho do fornecedor
• Comprovações de sustentabilidade e sua relevância
• Credibilidade e dados financeiros
• Conformidade com as regulamentações do setor e normas regionais aplicáveis

Além disso, as empresas devem criar um código de ética que seja assinado obrigatoriamente pelo fornecedor.

Etapa 2: Requisitos e Aprovações

A avaliação mostra que uma parceria seria benéfica. Agora é hora de negociar os requisitos específicos. Nesta fase, empresas e fornecedores devem se comunicar de forma transparente sobre suas expectativas. Essa comunicação direta ajuda a gerenciar as expectativas e a responsabilizar o processo. Todas as partes precisam ter uma compreensão clara das responsabilidades de cada membro. As empresas devem estabelecer todas as cadeias de comando para aprovações ou pontos de contato necessários. Lista de verificação de integração:

• Escopo dos requisitos
• Todos os cronogramas de antecedência
• Processos e requisitos de pedido
• Matriz de preços
• Condições de pagamento ou crédito
• Padrões de entrega
• Treinamentos necessários

A lista contém informações gerais. Setores específicos podem exigir requisitos e aprovações adicionais. Da mesma forma, a lista de verificação de integração específica pode parecer diferente ou conter requisitos únicos.

Em algumas situações, os fornecedores podem precisar de um processo de requisitos e aprovações mais intenso. Para esses fornecedores de maior valor ou estratégicos, as empresas devem incluir pontos adicionais em sua lista de verificação. Se a lista for muito detalhada e extensa, é sensato nomear um representante para guiar o fornecedor pelo processo.

Etapa 3: Coleta de dados e informações do fornecedor

Um portal online oferece confiabilidade e eficiência para uma integração rápida. Os fornecedores podem inserir seus dados aqui e acelerar o processo de integração. Ambas as partes têm acesso aos dados a qualquer momento. Isso cria transparência e confiança, além de melhorar a organização geral. As seguintes informações devem estar presentes, no mínimo:

• Nome, e-mail e detalhes de contato individuais
• todos os documentos de licença necessários
• todos os contatos adicionais do fornecedor e seus títulos

Esclarecer a disposição das informações do fornecedor

Todos os envolvidos no processo devem ter acesso às informações do fornecedor e conhecer as políticas de conformidade, bem como os pontos de contato. Isso inclui, entre outros:

• Gerente de contas
• Funcionários de compras
• Chefe do armazém
• Todos os departamentos relevantes

Desde que as informações do fornecedor não sejam altamente sensíveis ou que o fornecedor em questão seja um parceiro estratégico, é recomendável comunicar todas as informações de forma transparente. Para um processo de entrega bem-sucedido, as empresas devem garantir que ofereçam os treinamentos necessários e respondam a perguntas abertas.

Dica: Documento FAQ

Inserir as perguntas mais frequentes em um documento FAQ para utilizá-las em treinamentos futuros e revisar as diretrizes iniciais em intervalos regulares.

O processo de integração é o primeiro passo em uma nova parceria com um fornecedor. É importante que ambas as partes criem uma experiência positiva. Parcerias fortes começam com expectativas claras e comunicação honesta. Com a ajuda da lista de verificação, as empresas de logística podem garantir que estão abordando a integração de seus fornecedores de forma completa.

Lista de verificação para a integração de fornecedores (em inglês): https://hub.tradeshift.com/supplier-management/supplier-onboarding-checklist

Uwe Stroh, Engenheiro Diplomado FH, Diretor de Vendas DACH e Europa Oriental na Tradeshift. Experiência em liderança em diversos setores (incluindo Telecomunicações e TI).

A Tradeshift publica trimestralmente o “Índice de Saúde do Comércio Global”. O índice atual para o 2º trimestre de 2021 foi recentemente publicado:

 
https://hub.tradeshift.com/wp-content/uploads/sites/3/2021/07/Tradeshift-Index-of-Global-Trade-Health-Q2-2021.pdf

 
www.tradeshift.com/de