A fatura eletrónica no comércio B2B será obrigatória a partir de janeiro de 2025

A partir de 1 de janeiro de 2025, a fatura eletrónica – também chamada de E-fatura – será obrigatória para empresas no comércio B2B, incluindo, naturalmente, o setor logístico, que é particularmente intensivo em faturamento. Certos formatos devem ser urgentemente respeitados – o simples envio de um documento PDF não é suficiente.

(Ostfildern) A empresa de software Planat já equipou a solução ERP FEPA, desenvolvida especificamente para empresas de produção, com a função de processamento de faturas eletrónicas. Assim, os clientes podem agora e no futuro representar os processos de faturamento em conformidade com a lei. “Nesta transição, além da obrigação, também há uma oportunidade. A digitalização do processamento de faturas representa processos mais rápidos com mais eficiência e anda de mãos dadas com a digitalização geral que avança nas empresas. As faturas podem ser processadas mais rapidamente”, diz Pierre Mayer, diretor administrativo da Planat. Com a FEPA, a empresa oferece uma das mais importantes soluções ERP padrão para empresas com produção própria – principalmente do setor de máquinas e equipamentos, metalurgia, eletrônica e engenharia elétrica, bem como automotivo.

Digitalizar processos documentais

De modo geral, as empresas devem ver uma ampla digitalização de seus próprios processos documentais como um objetivo importante: “Dados e acesso rápido a informações são de extrema importância para qualquer empresa. Um sistema ERP, utilizado em conjunto com um gerenciamento de documentos, forma uma base de conhecimento valiosa, que torna os processos empresariais significativamente mais rápidos e eficientes. Representar eletronicamente, como no caso das faturas entre empresas, é apenas lógico e promove a padronização. Ao mesmo tempo, os processos de aprovação também podem ser representados digitalmente”, continua Pierre Mayer. A União Europeia e o governo federal também esperam, com a introdução da obrigatoriedade da E-fatura, entre outras coisas, aumentos de eficiência, economias de custos e um melhor balanço ambiental em comparação com os processos em papel. Além disso, os documentos eletrónicos podem ser avaliados automaticamente, o que facilita, entre outras coisas, o combate à fraude fiscal. No entanto, as empresas que trabalham com uma solução ERP ultrapassada estão sob pressão: apenas com soluções improvisadas e grande esforço é possível representar a fatura eletrónica. “Desde a introdução do ZUGFeRD e da XRechnung, temos trabalhado para integrar processos de fatura digitais dentro da nossa solução de software, para que possamos oferecer aos nossos clientes não apenas a otimização de processos, mas também segurança para o futuro. Os usuários de soluções antigas devem, em geral, se informar sobre como está a integração de tais mudanças legais em seu próprio sistema ERP”, diz o especialista em ERP Pierre Mayer.

Prazos para a transição

A partir de 1 de janeiro de 2025, as empresas devem ser capazes de processar faturas eletrónicas e arquivá-las de forma segura. Até o final de 2026, existem algumas regras de transição: se o destinatário da fatura concordar, as faturas em papel ou faturas eletrónicas em outros formatos (por exemplo, PDF) ainda podem ser utilizadas. Empresas com um faturamento anual inferior a 800.000 euros têm até um ano a mais. No entanto, é aconselhável, apesar dos prazos de transição, já preparar a mudança e adaptar os sistemas ERP utilizados ao padrão. O formato eletrônico estruturado permite o processamento automático da fatura e deve atender aos requisitos da norma europeia CEN EN 16931.

Formato para processamento automático

Isso significa que as E-faturas não podem ser simplesmente enviadas como documentos PDF ou Word ao destinatário da fatura, mas devem estar em um formato que possa ser processado automaticamente. “Para isso, integramos completamente este padrão na nossa solução ERP FEPA e estamos agora em condições de gerar e processar faturas em conformidade com a lei”, resume o diretor administrativo da Planat, Pierre Mayer.

Foto: © Planat