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Até 80% de economia de custos e tempo na gestão de pedidos, ordens de transporte, notificações de cobrança e muito mais. O que soa promissor, foi resolvido pela start-up de Colônia Evy Solutions com a ajuda do software inteligente baseado em IA Evy Xpact. A particularidade da solução é sua abordagem baseada em texto, que permite extrair e classificar informações relevantes mesmo a partir de dados não estruturados.
(Köln) Todos os dias, empresas recebem uma quantidade enorme de documentos, cuja processamento manual é propenso a erros e consome muito tempo e recursos. As empresas que utilizam o software baseado em IA da Evy Solutions se beneficiam de um grau de automação de quase 100% e de até 80% de economia em custos e tempo no processamento de documentos.
A Evy Solutions foi fundada em 2017 por Michael Vogel e Arian Storch. Naquele momento, já haviam sido investidos dez anos de desenvolvimento na ideia original do produto: um aplicativo baseado na inteligência artificial desenvolvida pelo próprio Arian Storch. “Queríamos realizar um aplicativo que unisse documentos do mundo analógico e digital. Seja cartas ou e-mails – tudo agrupado, classificado e corretamente atribuído em um aplicativo”, lembra o fundador e CEO Arian Storch. “Mas, em vez dessa solução completa B2C, recebemos consultas de áreas específicas do setor B2B.” Assim, a start-up dividiu o aplicativo em módulos individuais em 2018 e os desenvolveu ainda mais: Evy Xpact nasceu e começou a operar em 2020. Atualmente, muitas empresas renomadas fazem parte da base de clientes da Evy Solutions – incluindo ABB robotics, creditreform e Hans Ihro GmbH.
IA feita na Alemanha – pronta para uso e 100% compatível com o GDPR
A solução se destaca pela alta velocidade de aprendizado. Enquanto uma IA comum, por exemplo, precisa de cerca de 100.000 documentos para “aprender” um caso de cliente correspondente, a Evy Solutions precisa de apenas 50 a 100 documentos para o mesmo caso. Isso garante que os clientes possam trabalhar plenamente com o Evy Xpact em um curto período de quatro a seis semanas. A IA desenvolvida internamente “feita na Alemanha” também garante conformidade total com o GDPR. Todos os dados são hospedados e processados dentro da Alemanha.
Módulos flexíveis para diferentes áreas de aplicação
Outra grande vantagem é que o Evy Xpact pode processar uma variedade de tipos e formatos de documentos. Isso inclui ordens de transporte, notas de entrega, pedidos, declarações fiscais, contratos, relatórios de danos ou certificados de fábrica. Dependendo do caso de uso, o produto pode ser montado de forma flexível a partir dos módulos individuais: desde a classificação, ordenação e arquivamento de documentos até a separação de conteúdo de documentos em lote, extração de informações ou verificação do conteúdo extraído e, se necessário, enriquecimento com informações faltantes, até a busca semântica por conteúdos e conexões, o Evy Xpact cobre todas as áreas no sistema modular.
A equipe fundadora da Evy Solutions (da esquerda para a direita): Arian Storch e Michael Vogel
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A equipe fundadora da Evy Solutions (da esquerda para a direita): Arian Storch e Michael Vogel
Divisão em três categorias de produtos específicas do setor
A pausa forçada nas feiras devido à pandemia de Corona foi sabiamente aproveitada pela empresa, que durante os meses de lockdown analisou cuidadosamente suas áreas de clientes e, como resultado, dividiu sua solução em três variantes de produtos, que agora são ainda mais acessíveis e prontas para uso para os respectivos públicos-alvo.
- Xpact Logistics é voltado para empresas de transporte e logística e garante, entre outras coisas, a captura e processamento totalmente automatizados de ordens de transporte, documentos aduaneiros ou notas de entrega.
- Xpact Production garante no setor de manufatura o processamento totalmente automático de pedidos, reclamações e muito mais.
- Xpact Office é ideal para a atribuição e processamento de documentos de clientes de seguradoras e escritórios de advocacia, por exemplo: arquivos de pessoal, notificações de cobrança ou relatórios de danos.
O software Xpact Logistics em detalhes
O processamento de ordens de transporte – um tema delicado para muitas empresas de logística e transporte. Isso consome tempo, envolve funcionários e é frequentemente propenso a erros.
A solução de software Xpact Logistics permite um processamento totalmente automatizado de ordens de transporte. Com a inteligência artificial desenvolvida internamente, o software da Evy Solutions pode, independentemente do layout, extrair as informações necessárias para o processamento (por exemplo, número do cliente) de ordens de transporte. Além disso, oferece validação e enriquecimento das informações com dados do sistema da empresa. Assim, o funcionário é informado apenas sobre o processamento e arquivamento bem-sucedidos da ordem de transporte.
Dessa forma, as empresas economizam não apenas tempo, mas também custos. Além disso, os funcionários são aliviados e a taxa de erro é reduzida.
Assim funciona o processamento totalmente automático: Exemplo de ordens de transporte
Na primeira etapa do fluxo de trabalho, o Xpact monitora automaticamente a entrada de documentos (por exemplo, caixa de entrada de e-mail), classifica os documentos recebidos e filtra as ordens de transporte. Todos os outros documentos são, se desejado, encaminhados para outros departamentos ou permanecem intocados pelo software. Em seguida, o software extrai as informações desejadas da ordem de transporte (por exemplo, número do cliente, peso, tamanho etc.) e verifica, se desejado, sua precisão e completude.
Para isso, o Evy Xpact compara os dados com o sistema da empresa, valida-os e, se necessário, enriquece-os com dados mestres. Se todas as informações estiverem corretas e completas, elas são arquivadas no sistema ERP/TMS existente da empresa e os funcionários responsáveis são informados sobre o processamento bem-sucedido ou a ordem de transporte é executada. Se as informações não estiverem corretas, o software as envia automaticamente para o responsável para revisão manual.
Do pedido à liberação em menos de um minuto
A Hans Ihro GmbH utiliza a análise de documentos suportada por IA da Evy Solutions para a captura de ordens de transporte. Há mais de 50 anos, a transportadora familiar Hans Ihro garante com sucesso ordens de transporte sem problemas. Entre os clientes do grupo empresarial de médio porte estão muitos fabricantes líderes de mercado nas áreas de automotivo, materiais de construção, embalagens, engenharia de máquinas e instalações.
Portanto, não é surpreendente que os especialistas em logística recebam diariamente mais de 350 ordens de transporte. Capturar um pedido levava em média três minutos, e no departamento central de captura da Hans Ihro, dois funcionários estavam totalmente ocupados com isso. Graças ao software inteligente baseado em IA “Xpact Logistics”, a transportadora conseguiu reduzir o tempo gasto nessa atividade monótona em dois terços. Os funcionários estão satisfeitos com o tempo liberado que agora está disponível para o processamento de tarefas mais desafiadoras.
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A transportadora Hans Ihro GmbH utiliza o Xpact Logistics da Evy Solutions para o processamento de documentos (© Hans Ihro)
Planos de crescimento: expansão por toda a Europa
A empresa ainda tem muito a fazer: Quando questionados sobre seus planos futuros para os próximos anos, os dois fundadores mencionam a implementação de suas soluções no mercado europeu como o próximo objetivo. E a Evy Solutions já está se estabelecendo nos EUA.
Foto do título: © Loginfo24/Adobe Stock
Outras fotos e gráficos: © Evy Solutions ou Hans Ihro GmbH
