Alpensped uit Mannheim streeft naar een papierloos kantoor

Alpensped GmbH is sinds het begin van het jaar overgestapt op digitaal documentbeheer. In de eerste stap zijn alle onderaannemers overgestapt op de zelfontwikkelde oplossing van de middelgrote logistiek dienstverlener. In dit gebied vindt de volledige boekhouding al volledig papierloos plaats. De digitale documentuitwisseling bespaart tijd, kosten en middelen

(Mannheim) Facturen, vrachtdocumenten, bonnen – het dagelijks leven bij het Mannheimer familiebedrijf Alpensped wordt bepaald door ontelbare documenten. “In het verleden hadden we tot 50.000 mappen met elk meerdere pagina’s papier in gebruik”, legt Alpensped-directeur Christian Faggin uit. Bijbehorende waren de archiverings- en beheerkosten, papierverbruik en drukkosten hoog. “Daarom hebben we ons vorig jaar het duidelijke doel gesteld: we willen van deze papierbergen af”, zegt Faggin. En dat met softwareondersteuning.

Na grondig onderzoek besloten de Mannheimer logistieke experts tegen een standaardoplossing en kozen ze voor een eigen ontwikkeling. Zo konden ze de oplossing aanpassen aan hun eisen. Het resultaat is een tweetalig webportaal, waar onderaannemers nu moeiteloos hun documenten kunnen uploaden, die vervolgens automatisch verder worden verwerkt en in digitale dossiers worden opgeslagen. “Van de eerste planning tot de livegang hebben we niet eens een jaar nodig gehad”, meldt Faggin.

Automatisering bespaart kosten en tijd

De overstap van de onderaannemers kostte ook niet veel tijd. “Door intensieve trainingen van onze experts was alles binnen drie weken geregeld”, herinnert Faggin zich. Vandaag profiteren beide partijen van de digitale verwerking van de documenten: “De nieuwe workflow bespaart bij alle betrokkenen veel kosten”, aldus de directeur. Bijvoorbeeld door het wegvallen van portokosten en aanzienlijk verlaagde uitgaven voor druk en papier. Bovendien helpt de geautomatiseerde digitale documentuitwisseling om de werkprocessen merkbaar te versnellen en de kwaliteit te verbeteren.

Verkeerd ingedeelde bonnen en verloren dossiers behoren daarmee ook tot het verleden, net als het tijdrovende zoeken naar relevante informatie. “Dankzij de zoekfunctie hebben onze medewerkers nu altijd met één druk op de knop toegang tot alle informatie – ook vanuit huis”, wijst Faggin erop. Een autorisatieconcept beschermt de documenten tegen ongeoorloofde toegang. Hierdoor krijgt elke medewerker precies de informatie die hij nodig heeft. Bovendien kunnen kritische bewerkingsacties, zoals het verwijderen of verplaatsen van documenten of dossiers, betrouwbaar worden gecontroleerd.

Na de geslaagde start richt Alpensped zich al op de volgende uitbreidingsfase: In de toekomst moeten ook klanten aan het systeem worden gekoppeld. “We hebben de oplossing zo ontwikkeld dat verdere individuele functies eenvoudig als bouwstenen kunnen worden toegevoegd”, legt Faggin uit.

Foto: © HERZIG Marketing / stock.adobe.com

www.alpensped.de