Belangrijke cijfers in het magazijn - niet alleen in crisistijden

De magazijnlogistiek wordt gekenmerkt door een verscheidenheid aan cijfers. Het is moeilijk om het overzicht te behouden en de juiste cijfers te kiezen. Een fout aan het begin van een project trekt zich als een rode draad door tot het einde en kan aanzienlijke extra kosten met zich meebrengen. Thomas Lührs laat in zijn rapport zien op welke van deze cijfers het echt aankomt.

Van Thomas Lührs

(Hamburg) Wanneer je in de logistieke vakliteratuur kijkt, word je bijna overspoeld door cijfers die moeten worden bepaald. Al snel rijst de vraag: Welke cijfers zijn belangrijk?

De ervaring leert dat er twee wegen zijn die logistiekers kunnen volgen. Ofwel concentreren ze zich vanuit operationeel oogpunt op de verkeerde cijfers, of ze proberen het hele boeket aan cijfers te dekken.

Vanuit operationeel oogpunt moeten de cijfers uit drie groepen worden gekozen: Bestellingen, Leveringen en Voorraad. Hieruit moeten cijfers worden gekozen die elkaar direct beïnvloeden.

Bovendien is het belangrijk om de cijfers vanuit het perspectief van de klant te bekijken. De klant is degene die het bedrijf aanstuurt met zijn bestellingen. Bovendien is het voor de klant cruciaal of het artikel dat hij wil kopen (online of in de winkel) beschikbaar is, dus leverbaar.

De leverbaarheid impliceert ook de leveringssnelheid. Een klant klikt in de online winkel op kopen wanneer de levertijd kort is. Het artikel moet dus op voorraad zijn. Het artikel moet ook binnen een bepaalde tijd worden gepickt en verzonden, wat terugleidt naar de orderstructuur en omloopsnelheid.

De vijf belangrijkste cijfers

Uit de hierboven genoemde groepen en vereisten komen nu 5 belangrijke cijfers naar voren:

1. Leverbaarheid
2. Voorraad
3. Omloopsnelheid
4. Orderstructuur
5. Orderfluctuaties

De leverbaarheid en de voorraad zijn de belangrijkste uit de hele verscheidenheid aan cijfers in de magazijnlogistiek.

De leverbaarheid toont in de eerste plaats de materiële liquiditeit van een bedrijf. Het is belangrijk om de balans te vinden tussen beschikbare voorraad en binnenkomende bestellingen, zodat er een constante leveringsbereidheid is.

De voorraad omvat in handelsbedrijven de voorraad aan goederen en in productiebedrijven de voorraad aan grondstoffen, halffabricaten en eindproducten. Voor de voorraad moeten ook producten in de logistieke keten die al onderweg zijn per transport in overweging worden genomen. De optimale voorraad beïnvloedt de leveringsbereidheid aan de ene kant en de kosten aan de andere kant. Daarom is het belangrijk om hier de juiste middelen van ERP-systemen in te zetten om niet in een conflict te geraken.

Met de omloopsnelheid krijg je inzicht in hoe vaak de voorraad in een bepaalde periode omgeslagen of verkocht wordt. Hoe vaker de omloop, hoe efficiënter het gebruik van het kapitaal voor de aanschaf van de voorraad.

Aan de orderstructuur kun je de orderbeschrijving herkennen. Deze wordt bepaald door gegevens zoals aantal posities en gewicht en beïnvloedt de manier van picken.

De orderstructuur omvat meetbare waarden zoals het aantal bestellingen, posities per bestelling, artikelen per positie en spoed- en normale bestellingen. De orderstructuur bepaalt ook het ritme van de totale logistiek en is afgeleid van het bestelgedrag. Hieruit volgt ook in welke hoeveelheden de bestellingen in- en uitgaan moeten.

De gevolgen van de verkeerde keuze van cijfers

Wat zouden nu verkeerde cijfers zijn, zoals hierboven vermeld? Dit zijn bijvoorbeeld cijfers die zich bezighouden met de voorraadwaarde, de voorraadkosten of de artikelwaarden. Vanuit een controlling-perspectief zeker een interessante en belangrijke maatstaf, maar operationeel gezien vanuit het klantperspectief niet van belang. Wie zijn magazijn alleen kosten- en waardegericht organiseert, loopt het risico niet leverbaar te zijn en klanten te verliezen.

Andere cijfers, zoals bijvoorbeeld leveringsnauwkeurigheid (Perfect Order Rate), aantal zendingen, schijnvoorraden of overbevoorrading zijn ofwel in de bovengenoemde cijfers opgenomen of kunnen relatief eenvoudig daaruit worden afgeleid en voor gedetailleerdere overwegingen op een later tijdstip worden meegenomen.

Belangrijk is dat een bedrijf überhaupt cijfers vaststelt en deze voor de dagelijkse gang van zaken gebruikt. Om niet te verzanden en het beroemde bos door de bomen niet meer te zien, is het raadzaam om je in eerste instantie op een klein aantal cijfers te concentreren. Deze lijst kan zeker worden uitgebreid met andere cijfers om meer diepgang te verkrijgen. De bovengenoemde cijfers geven in ieder geval een richtlijn voor een gerichte en klantgerichte blik op het magazijn en de processen.

Thomas Lührs is al 23 jaar actief in de logistiek als projectmanager en projectleider en heeft door zijn werkzaamheden kerncompetenties in het gebied van intralogistiek opgebouwd. Met het internetplatform www.how-logistics.de heeft hij de klassieke on-site adviesverlening naar de online sfeer getransformeerd.