Sportartikelfabrikant Puma kiest voor TMS Winsped van LIS

De handmatige controle van vrachtfacturen vergt waardevolle middelen en is foutgevoelig – een uitdaging die PUMA op het hoofdkantoor in Herzogenaurach doelgericht wilde aanpakken. Het bedrijf heeft wereldwijd 22.000 medewerkers en genereerde in 2024 een jaarlijkse omzet van 8,8 miljard euro. Het wereldwijde logistieke netwerk strekt zich uit over 120 landen.

(Greven/Herzogenaurach) De distributie van goederen vereist een overeenkomstig complex systeem met hoge eisen aan efficiëntie en transparantie. Om vooral de controle van vrachtfacturen te automatiseren, hebben PUMA Central Europe en PUMA Retail gekozen voor het transportmanagementsysteem (TMS) WinSped van LIS Logistische Informationssysteme GmbH. Sinds februari in gebruik, maakt het systeemgestuurde controle van facturen, het automatisch vastleggen van vrachtkosten en de snelle identificatie van afwijkingen mogelijk. Het resultaat: al in de eerste uitbreidingsfase zorgen meer transparantie en een merkbare tijdsbesparing voor verlichting in de dagelijkse operatie.

In het wereldwijde hoofdkantoor in Herzogenaurach werkt Marco Amling in de groothandelsverkoop voor Central Europe: “Via onze handelspartners bedienen we de markt op grote schaal – met een overeenkomstig hoog volume en hoge frequentie.” Een soepele, transparante en schaalbare logistiek is daarbij cruciaal om grote klanten en talrijke sportverenigingen betrouwbaar van het volledige productportfolio te voorzien.

Om ook de commerciële kant van deze processen efficiënt te beheren, zocht PUMA naar een geautomatiseerde oplossing voor de controle van vrachtfacturen. Het doel was om de binnenkomende afrekeningen bij goederenstromen van deze omvang sneller, nauwkeuriger en schaalbaarder te kunnen controleren. “We zetten niet alleen in de fysieke goederenstroom van onze distributiecentra in op transparantie en geautomatiseerde processen, maar ook in de commerciële afhandeling,” legt Amling uit. Het sportbedrijf koos na zorgvuldige marktanalyse voor de webversie van het transportmanagementsysteem (TMS) WinSped van LIS.

Digitale oplossing voor vrachtkostencontrole

PUMA Central Europe en PUMA Retail ontvangen begin van het jaar de vrachtkosten van de transporteurs, uitgesplitst naar bestemmingslanden en postcodes. Dit zijn ongeveer acht tot tien binnenkomende facturen per week, waarin de transportkosten voor ongeveer 600 zendingen gebundeld worden afgerechnet. Daarbij moet bijvoorbeeld worden gecontroleerd of de gefactureerde kosten voor een bepaald aantal pallets in een bepaalde regio correct waren. Met de invoering van WinSped verloopt dit proces grotendeels geautomatiseerd. De beschikbare vrachtkosten en diverse bijkomende kosten – bijvoorbeeld voor aankondiging, opslag of een tweede levering – worden standaard in het systeem vastgelegd. Bij de binnenkomst van een transportfactuur vindt automatisch een controle plaats met de eerder opgeslagen voorwaarden. De software controleert of de factuur correct is en toont eventuele afwijkingen aan. Bij onduidelijkheden vindt de afstemming plaats met de verantwoordelijke transporteur. Op deze manier zorgt de software van LIS voor een aanzienlijk hogere efficiëntie en transparantie in het afrekenproces.

Voor de beslissing ten gunste van de LIS-oplossing waren naast de functionaliteit ook de flexibele aanpasbaarheid aan de eisen van PUMA doorslaggevend. “WinSped functioneert in de praktijk zeer betrouwbaar, daarom willen we het systeem in de toekomst nog breder in onze processen integreren,” zegt Amling, die als projectverantwoordelijke aan de zijde van PUMA Central Europe verantwoordelijk is voor de implementatie van het TMS. Tot nu toe wordt het systeem voornamelijk gebruikt voor de controle van de vrachtfacturen van een centrale transporteur in de groothandelssector, dus daar waar het grootste zendingvolume plaatsvindt. Maar ook een andere transporteur in het retailsegment, die verantwoordelijk is voor de levering van de PUMA-winkels in heel Europa, is al aan het systeem gekoppeld. “Op middellange termijn plannen we om aanvullende transporteurs in de geautomatiseerde factuurcontrole te integreren en verder modules te gebruiken, bijvoorbeeld het zendingtracking,” aldus Amling. Het doel is om WinSped geleidelijk als een uitgebreid platform voor transportafhandeling en -controle te gebruiken, dat afdelingsoverschrijdend wordt ingezet.

Snelle hulp, duidelijke communicatie, stabiele techniek

Toen in februari het nieuwe TMS voor PUMA live ging, lag er een intensieve inwerkingsfase in het systeem achter Amling. “De implementatiefase werd begeleid door twee vaste contactpersonen van LIS, die niet alleen met vaktechnische expertise overtuigden, maar ook met hun snelle reactietijd, betrouwbaarheid en open communicatie,” zegt Amling. De samenwerking verliep te allen tijde aangenaam en coöperatief.

Ook op het gebied van gebruiksvriendelijkheid scoort WinSped: De interface is overzichtelijk ontworpen, het systeem is stabiel en betrouwbaar. Momenteel wordt de tool gebruikt door centrale medewerkers in het gebied van factuurcontrole, een uitbreiding naar andere collega’s is door interne trainingen in planning.

Efficiëntiewinst met perspectief

Sinds de invoering is de werkwijze in de controle van vrachtfacturen bij PUMA Central Europe en PUMA Retail aanzienlijk veranderd: controles verlopen steeds meer geautomatiseerd, processen zijn gestandaardiseerd en foutbronnen worden geminimaliseerd. De geautomatiseerde controle met de vastgelegde vrachtkosten zorgt vandaag de dag voor meer transparantie, snellere doorlooptijden en een betere traceerbaarheid. Vragen aan transporteurs kunnen op basis van duidelijk gestructureerde gegevens gerichter en efficiënter worden opgelost.

“Met WinSped hebben we een krachtige oplossing gevonden die onze eisen betrouwbaar vervult en tegelijkertijd ruimte biedt voor toekomstige uitbreidingen,” vat Amling samen. “De operationele afstemming met LIS was vanaf de eerste dag partnerschap, oplossingsgericht en gekenmerkt door een hoog niveau van professionaliteit. We zien in het systeem groot potentieel om onze transportprocessen ook buiten de controle van vrachtfacturen verder te optimaliseren.”

Foto: © Puma / Bijschrift: Hoofdkantoor van Puma in Herzogenaurach