Coop kiest voor de containerbeheersoftware BinMan van Logsol

Bij de zoektocht naar nieuwe software staan bedrijven vaak voor een grote uitdaging. Coop testte in een zorgvuldige selectieprocedure verschillende containerbeheersystemen en koos uiteindelijk voor de oplossing BinMan^® van LOGSOL. In september 2022 werden de drie meest veelbelovende aanbieders uitgenodigd in Bazel om hun systemen voor te stellen.

De pitch van LOGSOL overtuigde, omdat BinMan^® veel functies in de standaard biedt. Dit vermindert de inspanning voor individuele aanpassingen aanzienlijk. Dominik Hew, projectleider van de afdeling Transporthulpmiddelen-Pool bij Coop, vat samen: „Het huidige systeem THM2011 is een eigen ontwikkeling op SAP-basis en stuit op zijn grenzen. Vooral het onderhoud van de software en de integratie van nieuwe interfaces en functies zijn in het huidige systeem een grote uitdaging.” Met BinMan^® koos Coop voor een cloudoplossing die professioneel uitbreidbaar is en „toch dicht bij de standaard blijft om de release-geschiktheid te waarborgen”, benadrukt Robert Kunz, Product Owner en Senior Project Manager bij LOGSOL.

De overstap van THM2011 naar het nieuwe systeem BinMan^® betekende een uitdagende taak die strategisch moest worden aangepakt. „De diversiteit, structuur en hoeveelheid van de te migreren gegevens waren complexer dan gedacht”, concludeert Dominik Hew. Het kostte aanvankelijk tijd om alle gegevens te controleren en te reinigen. Deze stap is echter noodzakelijk om voor BinMan^® een hoge gegevenskwaliteit te garanderen.

Diverse functionele uitbreidingen

Het project omvatte diverse functionele uitbreidingen van BinMan^®, die allemaal gericht zijn op het verhogen van de efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid. Deze aanpassingen werden in nauwe samenwerking met de afdelingen van Coop ontwikkeld om specifieke vereisten in overweging te nemen en het gebruik te optimaliseren. Een centraal aspect was de integratie van BinMan^® in de bestaande IT-infrastructuur. Hiervoor werden interfaces geprogrammeerd naar het ERP-systeem van Coop en naar het containerbeheersysteem van een grote leverancier.
Als een andere belangrijke bouwsteen implementeerde het LOGSOL-team een Single-Sign-On (SSO). Hierdoor hoeven gebruikers zich maar één keer aan te melden en krijgen ze toegang tot verschillende systemen. De aanzienlijke verlichting voor de gebruikers is duidelijk, tegelijkertijd verbetert de functie ook de veiligheid en het beheer van de toegangsrechten. Robert Kunz is positief over de voortgang: „Dankzij de agile aanpak was dit een interface die zeer snel en goed functioneerde.”

De technische oplossing alleen garandeert nog geen projectsucces – dat hangt in belangrijke mate af van de agile samenwerking tussen Coop en LOGSOL. Robert Kunz legt uit: „Voor ons was het belangrijk dat we flexibel konden reageren op veranderingen en nieuwe vereisten. In het agile projectmanagement delen we het project in kleinere delen, zogenaamde sprints, en passen we de planning continu aan de actuele ontwikkelingen aan.”

Ook Dominik Hew benadrukt de voordelen: „We werken bij Coop in veel projecten al agile, daarom waren we erg blij dat LOGSOL deze aanpak ook volgt.”

Effectieve training van medewerkers en change management

In de toekomst zullen meer dan 350 leveranciers en meer dan 1.000 interne gebruikers met BinMan^® werken. De flexibele trainingsaanpak van LOGSOL omvat naast praktijkgerichte simulaties, rollenspellen en on-site introducties ook video’s.
Om de systeemovergang te vergemakkelijken, werd een meertraps ondersteuningsconcept ontwikkeld dat alle gebruikers de juiste contactpersoon biedt. „Daarnaast is er een ‘Hyper Care-fase’ gepland, waarin LOGSOL na de overstap extra beschikbaar is”, zegt Robert Kunz.

Voor een succesvolle trainingsstrategie zijn voortdurende aanpassingen noodzakelijk. Hiervoor wordt voortdurend feedback van de deelnemers verzameld om de methoden te optimaliseren en ervoor te zorgen dat alle medewerkers effectief op BinMan^® worden voorbereid.

De nauwe samenwerking tussen LOGSOL en Coop heeft zich bewezen als de sleutel tot projectsucces. Jonathan Giger, plaatsvervangend projectleider IT bij Coop, prijst vooral de expertise op het gebied van logistiek: „LOGSOL begrijpt de processen en ontwikkelt de logistieke software dienovereenkomstig. Dat heeft ons enorm geholpen.”
Ook de open communicatie wordt door alle projectdeelnemers zeer gewaardeerd. Cuong Tang, projectleider IT, benadrukt: „LOGSOL was vanaf het begin eerlijk en heeft geen valse beloftes gedaan. Ze hebben ons direct verteld wanneer een termijn te krap was.”

Basis voor efficiëntere processen

In maart 2025 moet het oude systeem volledig worden vervangen. „Er zal een ‘Big Bang’ zijn, waarbij de oude software wordt uitgeschakeld en BinMan^® naadloos in gebruik wordt genomen,” legt Robert Kunz uit. Met de invoering van BinMan^® legt Coop niet alleen de basis voor efficiëntere processen, maar speelt ook in op de eisen van een steeds verder gedigitaliseerde en verbonden logistiek. LOGSOL kijkt ernaar uit om deel uit te maken van dit succesverhaal en Coop ook in de toekomst als betrouwbare partner bij te staan.

Foto: © Logsol