Transco-groep voert nieuw TMS van Translogica in

De Transco-groep heeft een nieuw transportmanagementsysteem (TMS) van de leverancier Translogica, gevestigd in Kempten en Innsbruck, in gebruik genomen. De investering in het nieuwe expeditiesysteem beschouwt Transco als een digitaliseringsimpuls voor het bedrijf. Op basis van de nieuwe software moeten de processen worden vereenvoudigd en gestandaardiseerd.

(Singen) Transco verwacht bovendien een toename van de transparantie en de economische efficiëntie. Voor de klanten moet de investering in het nieuwe expeditiesysteem leiden tot merkbare kwaliteitsverbeteringen. Aan de overstap naar de expeditiesoftware ging een beslissings- en voorbereidingsfase van bijna anderhalf jaar vooraf, waarin Transco werd begeleid door het digitaliseringsadviesbureau Bamero uit Konstanz.

Met het TMS vervangt Transco een oud systeem dat niet meer in staat was om de toenemende eisen in de expeditie en de bedrijfsomvang van Transco weer te geven. Ook speelden aspecten van gegevensbeveiliging een rol bij de beslissing voor de nieuwe software. Transco koos voor de opzet van het systeem voor een hybride model, waarbij applicaties en componenten grensoverschrijdend samenwerken, bijvoorbeeld tussen cloud en on-premises omgeving. “Als het transportmanagementsysteem hapert of zelfs helemaal uitvalt, is een expeditiebedrijf niet meer operationeel,” legt Heiko Stihl, Global Head of Projects & Innovations bij Transco, uit. “Met onze gedistribueerde aanpak bereiken we een optimum aan prestaties, flexibiliteit en gegevensbeveiliging voor onze klanten en voor ons.”

Go Live in meerdere fasen

Het TMS wordt sinds begin mei 2024 ingezet op de operationele hoofdlocatie van Transco in Singen, in de vestigingen Gottmadingen en Reichenau, evenals in de douanedepartementen aan de Duits-Zwitserse grens en bij de dochteronderneming Almundus in Weil am Rhein. De overige vestigingen en dochterondernemingen zullen zo snel mogelijk volgen.

Bij de start maakt Transco gebruik van de expeditiemodules voor orderverwerking, inclusief planning, facturatie en klantenservice. Het in het TMS van Translogica geïntegreerde documentbeheer Dotiga zal het huidige documentensysteem bij Transco vervangen, zodra alle vestigingen zijn overgestapt op het nieuwe systeem. De creatie van een interface naar de douansoftware Dakosy staat nog voor 2024 op de planning. In de toekomst wil Transco het TMS ook gebruiken voor wagenparkbeheer en heeft het al modules besteld voor datatracking van voertuigen, voor het toezicht op service-intervallen en voor werkplaatsbeheer.

Bij de uitrol vertrouwt Transco op een agile projectstructuur en taakverdeling. 66 personen zijn betrokken bij de implementatie binnen het bedrijf. Enkele zijn als Power Users en Key Users aangesteld. De Power Users ondersteunen als kennisdragers ook de uitrol in de vestigingen.

Meer transparantie bij de gegevens betekent meer economische efficiëntie

De invoering van het nieuwe TMS verbindt Transco met hoge verwachtingen. “Met Translogica kunnen we ons zeer goed positioneren. De overstap betekent een echte digitaliseringsimpuls voor Transco,” benadrukt Heiko Stihl. “Onze processen worden slanker, we kunnen enkele werkstappen verder automatiseren en zullen meer transparantie creëren om onze gegevens beter te kunnen analyseren dan voorheen. Dit verbetert in totaal onze economische efficiëntie.” Bovendien is door de grote gebruikersgroep verzekerd dat de expeditiesoftware verder wordt ontwikkeld en in toekomstige software-releases rekening wordt gehouden met de veranderende eisen.

Geautomatiseerde aanbiedingen, zelfs bij complexe klanttarieven

Al enkele weken na de softwareovergang zijn er in de samenwerking met klanten al concrete verbeteringen zichtbaar. “We kunnen nu ook complexe klant specifieke tarieven in de software vastleggen en daaruit automatisch aanbiedingen genereren,” zegt Mike Bührer, Global Head of Sales & Marketing bij Transco, blij. “In de expeditie is de factor tijd cruciaal. Dit geldt ook voor de tijd van de klantaanvraag tot het uiteindelijke aanbod.” Een aanzienlijke tijdsbesparing voor de klanten zal volgens Bührer in de toekomst voortkomen uit het nieuwe onlineportaal, waarin opdrachten eenvoudig kunnen worden vastgelegd en zendingen kunnen worden gevolgd.

In de operationele werking zijn er in de eerste maand ook al eerste verbeteringen zichtbaar. Marko Mustapic, Head of Branch bij Transco in Singen, meldt verlichting bij de planning: “Onze medewerkers zijn onmiddellijk op de hoogte van welk voertuig welke capaciteiten nog vrij heeft. We verbeteren daarmee de bezetting en dragen op deze manier bij aan het vermijden van broeikasgasemissies.”

Nieuwe software als startpunt voor een blijvend optimalisatieproces

Het nieuwe TMS neemt Transco bovendien te baat om een blijvend optimalisatieproces op gang te brengen. Daartoe zullen Transco en Translogica gezamenlijk werken aan de permanente verdere ontwikkeling van het softwaresysteem. Het doel is om het optimalisatiepotentieel van het softwaresysteem te benutten. Om een opblazen van de IT-toepassingen te voorkomen, zullen softwareaanpassingen alleen in onvermijdelijke gevallen plaatsvinden. “De software geeft ideale processen aan,” oordeelt innovatiemanager Heiko Stihl. “Daarom passen we onze processen aan de software aan en niet andersom.”

Foto: © Transco