Case Study: Executive Search voor een Logistiekdienstverlener

De logistieke sector kreunt onder een tekort aan vaktechnisch personeel. Vaak kunnen vacatures niet worden ingevuld. Het is dan ook de vraag of alle mogelijkheden zijn benut om kandidaten te vinden. Een van deze opties is het inschakelen van een headhunter. Deze kennen doorgaans goede kandidaten, vooral als het gaat om branchespecialisten, in dit geval in de logistiek. Christoph Szakowski laat in een case study zien hoe de samenwerking met headhunters in de logistiek succesvol kan worden vormgegeven.

Van: Christoph Szakowski

Situatie

Een Aziatisch bedrijf, dat tot een van de grootste en meest complexe logistieke aanbieders ter wereld behoort, had enkele jaren geleden vastgesteld dat zijn marktaandeel in de regio CEE enigszins onderontwikkeld was en niet voldeed aan de ambities van de moedermaatschappij. In landen zoals Polen, Slowakije of Tsjechië ontbrak het aan kennis en personeel om de lokale markt met volle kracht aan te pakken, eigen klanten zelfstandig te ontwikkelen en de nationale organisaties tot een serieuze speler te maken.

De wereldwijde logistieke provider besloot deze omstandigheden op lange termijn te veranderen en de juiste leiders, logistiek managers en andere medewerkers te vinden voor zijn ambities. De headhunter was bekend als specialist in Executive Search in de regio en na enkele gesprekken werd besloten tot samenwerking.

Taken

Na gezamenlijke gesprekken en overpeinzingen, waaraan het management van de logistieke aanbieder en de headhunter deelnamen, werd duidelijk dat de lijst van openstaande posities een breed scala aan verschillende vereisten omvatte, waarbij men - wat in de sector bijna vanzelfsprekend is - alleen managers met een logistieke achtergrond als kandidaten wilde overwegen.

Volgende posities moesten worden ingevuld:

• Branch Manager met budgetverantwoordelijkheid, waarbij men zocht naar een manager-allrounder (kennis van alle vervoersmodaliteiten) en vooral op de juiste leiderschapskwaliteiten wilde inzetten: communicatieve vaardigheden, hands-on aanpak, strategische klantgerichtheid.
• Sales Manager, die enerzijds efficiënt op de markt en in de wereldwijde structuren van de groep moesten opereren om de aandacht van de Global Accounts op de regio Midden- en Oost-Europa te vestigen, en anderzijds van het type hunter moesten zijn, die contact op een consequente en zelfverzekerde manier met nieuwe klanten moesten opbouwen en onderhouden om op middellange en lange termijn zakelijke kansen te genereren.
• Inside Sales Support specialisten ter ondersteuning van de klanten- en aanbestedingswerkzaamheden en ter ontlasting van de sales managers van administratieve taken, maar ook met de opdracht om in de landen marktonderzoek te doen met betrekking tot serieuze zakelijke kansen.
• Regional Key Account Manager voor klantontwikkeling en een efficiënte bedrijfscoördinatie in de hele regio. De hoofd van de regionale KAM zou ook de taak op zich nemen om de jongere collega’s te coachen en de verkoop, die voorheen vooral op de prestaties van enkele medewerkers was gebaseerd, structureel op te zetten om zo dicht mogelijk bij de klant en de markteisen te zijn.

Uitdagingen en Oplossingen

Hoe overbrugde men de zwakte dat - hoewel het bedrijf wereldwijd tot de top 15 logistieke bedrijven behoorde - in de regio CEE als werkgever niet voldoende bekend was?

Een voor de verschillende groepen kandidaten aangepaste en individuele brief werd voorbereid en diende ook als leidraad tijdens de eerste gesprekken van de headhunters. Er werd een groeimissie gepresenteerd bij een bedrijf dat op lange termijn ook lokaal tot de belangrijkste marktdeelnemers zal behoren, zodra mensen met vooruitziendheid, geduld, een sterke klantgerichtheid en hands-on aanpak worden aangenomen.

Waarborging van een succesvolle werving

Gezamenlijk en uitgaande van de behoeften van de klant werden enkele wervings-KPI’s opgesteld, die gebaseerd waren op de verwachtingen van de logistieke aanbieder, met name in de twee belangrijkste gebieden: kwaliteit van de voorgestelde kandidaten en de totale tijdsduur van het project tot aan de aanstelling. Alle belanghebbenden aan de kant van het bedrijf werden dienovereenkomstig geïnformeerd.

Gezamenlijk en uitgaande van de behoeften van de klant werden enkele wervings-KPI’s opgesteld.

Hoe zorgde men ervoor dat het verloop van de sollicitatiegesprekken succesvol was, d.w.z. dat de werkgever de mogelijkheid had om de betreffende kandidaten te beoordelen en te vergelijken en anderzijds voor de kandidaten interessant was?

In de briefings hebben de headhunters gewezen op de belangrijkste punten van een succesvolle werving en ook openlijk verschillende valkuilen en fouten besproken die mogelijk zijn, en hoe deze te vermijden. Dit betrof onder andere de technieken die in de interviews moeten worden gebruikt, de soorten vragen die belangrijk zijn voor niet-actief zoekende managers, hoe men de “pain points” van de kandidaten ontdekt en hoe vooral het gesprek de verkoper-bewertende karakter moet behouden, dat cruciaal is voor het succes van het proces.

Hierdoor gingen de bedrijfsvertegenwoordigers voorbereid de verschillende sollicitatiegesprekken in. Als er tussen de verschillende fasen van de werving vragen of onzekerheden optraden, dienden de consultants als sparringpartners en stonden zij met raad en daad ter beschikking. Eveneens werd het contact met de kandidaten tijdens het proces behouden, wat een volledige feedback betrof en eventuele vragen of zorgen van de kandidaten, die in de interviews zelf niet voldoende werden gearticuleerd.

Het succesvolle resultaat van de kandidatenzoektocht

Aan het einde van de opdracht stond het volgende resultaat vast:

1. Van de 10 gemandateerde rollen werden 9 projecten succesvol en binnen de geplande tijdslimiet afgerond, d.w.z. kandidaten werden gevonden en aangenomen (één positie in Sales Support werd intern bij de logistiekdienstverlener ingevuld).
2. Als resultaat kon de logistieke aanbieder aanzienlijk kortere time-to-fill bereiken (van oorspronkelijk 6 maanden naar gemiddeld 2 maanden per positie).
3. 90% van de door de headhunter voorgestelde kandidaten werd geïnterviewd. Hiermee werd een 85% lagere afwijspercentage van de sollicitanten bereikt (ten opzichte van andere eerdere wervingsmethoden).
4. Tijd tot het sollicitatiegesprek - een zeer belangrijk criterium, vooral in tijden van het vaak geciteerde tekort aan vaktechnisch personeel in de logistieke sector, werd verkort van drie maanden naar twee tot drie weken.
5. Er werd een hoge kwaliteit van de aangenomen managers en specialisten bereikt. Acht van de negen aangenomen kandidaten werkten ook vier jaar na de start in het bedrijf.
6. Bovendien werd discretie en het waarborgen van de klantbelangen bereikt, aangezien de search in een anoniem formaat werd uitgevoerd om vertrouwelijkheid in de uiterst competitieve logistieke markt te waarborgen.

Conclusie

Samenwerking met een headhunter, die een specialist in de logistieke sector is, kan logistieke aanbieders en expediteurs op lange termijn concurrentievoordelen opleveren.

Christoph Szakowski is Managing Partner van LogCon East, een op de logistieke sector gespecialiseerd Executive Search en consultingbedrijf, dat al 15 jaar klanten van verschillende grootte en richting helpt bij het vinden van management en specialisten. Christoph opereert vanuit Warschau, zowel in Midden- en Oost-Europa als in de Duitstalige gebieden.

De diplomakaufmann (Uni Hamburg) heeft 24 jaar branche-ervaring en was manager bij onder andere LKW WALTER, Logwin AG en DB Schenker. Hij spreekt Duits, Engels, Pools en Russisch en ziet zichzelf als een internationaal opererende “bruggenbouwer” tussen bedrijven en kandidaten. www.logconeast.com/

 

Foto’s: © Loginfo24