Digitale vrachtwagenbeheer rechtstreeks vanuit het TMS

U bent de belangrijkste contractpartners van transportbedrijven: hun vrachtwagenchauffeurs. Soms zijn ze moeilijk te vinden en altijd een verlengstuk bij hun klanten. Wie als expediteur succesvol wil zijn, moet zich inspannen voor goede relaties met zijn vervoerders. En hij moet altijd precies weten wat er bij hen gebeurt. Taken die het beste digitaal kunnen worden uitgevoerd. Het wordt nog eenvoudiger als het elektronische vrachtwagenbeheer een ‘directe lijn’ naar het TMS heeft. Joanna Brandys, Partner Relationship Manager bij Trans.eu Group, belicht dit onderwerp.

Van: Joanna Brandys, Partner Relationship Manager, Trans.eu Group

(Lauenau) Wie als expediteur het transport van goederen snel en veilig wil plannen, moet tegenwoordig IT-ondersteund werken. “Maximale efficiëntie” is de doelstelling voor planners. Want zij moeten veel uitdagingen aangaan, zoals prijs- en marge druk, de volatiliteit van de markten en het tekort aan chauffeurs. Ook vaktechnici zelf zijn een schaars goed geworden dat de transportbedrijven moeten koesteren.

Om onder deze omstandigheden een optimale job te kunnen doen, zijn ze afhankelijk van nauwkeurige informatie. Deze hebben ze niet alleen op het juiste moment nodig, maar ze moeten deze ook snel, veilig en foutloos kunnen delen. Dit kan alleen digitaal, want het doorgeven van gegevens op papier is niet alleen traag, het leidt ook steeds weer tot overdrachtsfouten - hoe groter het aantal te verwerken opdrachten, hoe meer. Het werken met goed onderhouden stamgegevens maakt het mogelijk om correcte informatie in real-time over te dragen.

Gegevens van contractpartners digitaal beheren

Bijzonder zinvol is dit in de samenwerking met vrachtwagenchauffeurs, die op deze manier hun transportopdrachten in een oogwenk en met duidelijke gegevens ontvangen. Wanneer een transportbedrijf de gegevens van deze contractpartners digitaal beheert, kan het bovendien belangrijke basisinformatie voor de samenwerking automatisch controleren, bijvoorbeeld:

Heeft de vrachtwagenchauffeur een transportvergunning?

• Hoe lang is deze geldig?
• Is het transportbedrijf verzekerd?
• Tot wanneer is het verzekeringsbewijs afgegeven?

Deze gegevens moet een planner altijd controleren voordat hij een vrachtopdracht geeft.

Wat brengt digitaal vrachtwagenbeheer?

In de praktijk laat een hoge tijdsdruk zelden zo zorgvuldig werken toe. Daarom heeft het logistieke platform Trans.eu meerdere oplossingen ontwikkeld waarmee transportbedrijven ervoor kunnen zorgen dat ze met de juiste partners samenwerken:

• Het Trans.eu-team verifieert de gegevens van elk transportbedrijf dat op het platform is vertegenwoordigd en controleert de gegevens regelmatig langs de geldigheidscycli voor de officiële documenten.
• Op het platform is er bovendien een functie waarmee transportbedrijven ook die bedrijven zelf kunnen beheren die niet in de open vrachtwagenchauffeursdatabase worden vermeld.
• Via de automatische programmeerinterface (API) hebben transportbedrijven vóór de vrachtvrijgave direct vanuit hun TMS toegang tot de gegevens van het platform.

Hiermee beschermen de expediteurs zich tegen slordigheidsfouten in de dagelijkse praktijk en kunnen ze erop vertrouwen dat ze met betrouwbare contractpartners samenwerken. Want vooral het TMS is de centrale softwareoplossing voor de processen in een transportbedrijf. Van de orderacceptatie tot de facturatie leidt het systeem de klantopdrachten inclusief alle gegevens over de voortgang van de uitvoering van het transport. Wanneer alle processen goed zijn uitgewerkt en in de praktijk worden nageleefd, vormt het systeem bovendien de centrale databron en bevat het alle belangrijke commerciële gegevens, zoals afmetingen en gewichten van de vrachtstukken, uitgevoerde meerwaarde diensten en natuurlijk de contractgegevens, dus de tarieven en voorwaarden voor de facturatie.

Het TMS aanvullen met digitaal vrachtwagenbeheer

Wat het TMS echter mist, is een echte middelenbeheer. Het wordt wel gebruikt voor de toewijzing van opdrachten aan onderaannemers, maar bevat geen controlefuncties. Zo kunnen externe diensten niet in relatie tot klantopdrachten worden gezet en de inkoopvoorwaarden slechts rudimentair worden beheerd. Daarom is het minder geschikt voor leveranciersbeheer. Moderne systemen maken het echter mogelijk om dergelijke ontbrekende functies, zoals vrachtinkoop en leveranciersbeheer, via hun API aan te vullen. Met deze oplossingen van het Trans.eu-platform kan een transportbedrijf naadloos in het TMS werken wanneer het de planning met de vrachtwagenchauffeursdatabase verbindt. Dan kan de planner direct de actuele transportprijzen opvragen, contractonderhandelingen voeren en uiteindelijk een van de vrachtwagenchauffeurs inschakelen. Een extra voordeel van deze koppeling: logistieke dienstverleners kunnen zich met de informatie uit de verificatie door Trans.eu ervan verzekeren dat hun contractpartners voldoen aan belangrijke transportrechtelijke vereisten. Zo verbeteren ze naast hun risicobeheer.

Digitaal vrachtwagenbeheer versnelt

Met de integratie van het vrachtwagenbeheer brengen transportbedrijven veiligheid en vaart in hun dagelijkse praktijk. Routinebeslissingen worden genomen zonder belangrijke controle stappen te verwaarlozen. De inkoopvoorwaarden bij vaste vrachtwagenchauffeurs zijn transparant vastgelegd. En als bedrijven extra laadruimte nodig hebben, kunnen ze deze direct vanuit het TMS vast boeken. Hiermee versnellen de softwareoplossingen van Trans.eu de belangrijkste operationele processen. Daarom is het ook voor aanbieders van TMS-oplossingen zinvol om het platform via hun programmeerinterface (API) te integreren.

Over Trans.eu

Trans.eu is een digitaal logistiek platform voor wegvervoer dat meer dan 40.000 gebruikers van Europa tot Eurazië verbindt. Als FreightTech-oplossing biedt het een heel ecosysteem van datagestuurde bedrijven die naadloos met elkaar communiceren en gedigitaliseerde werkprocessen voor transport gebruiken. Het platform beschikt bovendien over een uniek verificatiesysteem om transportdienstverleners te controleren voordat zij het platform actief kunnen gebruiken. Dit maakt een veilige en betrouwbare samenwerking met transportdienstverleners mogelijk, ook over landsgrenzen heen.

Een functie voor zakenpartners stelt gebruikers in staat om groepen van voorkeurs transportdienstverleners te beheren, waar zij verschillende parameters voor de samenwerking kunnen definiëren. Vracht aanbiedingen kunnen via het platform evenals in een live-messenger in real-time worden onderhandeld en contractueel worden afgesloten. Om de markttransparantie te vergroten, leveren indicatieve prijsalgoritmen eerlijke prijsinschattingen voor geselecteerde vrachten en routes. Een ingebouwde Track & Trace-functie maakt bovendien de real-time monitoring van vrachten op de weg mogelijk. Daarnaast is Trans.eu een open systeem en biedt het een uitgebreide API-integratie met bestaande TMS-systemen. Logistiekers die een bestaand transportmanagementsysteem gebruiken, krijgen door de integratie met Trans.eu extra logistiek 4.0-functionaliteiten.

Titelfoto: © Trans.eu

Joanna Brandys leidt de afdeling voor partnerschappen bij Trans.eu, waar zij hooggekwalificeerde partnerschappen met toonaangevende technologieaanbieders op de Duitse markt opbouwt. Joanna kijkt terug op trots 20 jaar ervaring in het gebied van IT-oplossingen. Na haar studie toegepaste informatica in de medische sector aan de Universiteit van Wrocław werkte zij voor verschillende kleine tot grote IT-bedrijven.

Haar carrièrepad leidde haar naar bekende namen in de sector zoals Comarch en IBM. Tijdens haar werk was zij betrokken bij ERP-oplossingen en maatwerksoftwareontwikkeling, terwijl zij projectteams, partnerkanalen en verschillende verkoopafdelingen leidde. Met andere professionele kwalificaties zoals het Carrier’s Professional Competence Certificate is zij bevoegd om een eigen transportbedrijf te leiden. www.trans.eu