E-factuur in plaats van papierbergen: Wat bedrijven nu moeten weten

De Bitkom - Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. - heeft een feitenpapier ’10 aandachtspunten voor elektronische facturen’ gepubliceerd. Vanaf 27 november is de elektronische factuur verplicht voor alle bedrijven die iets aan de federale overheid factureren. Bitkom hoopt ook op een impuls voor de rest van de economie. Nog ongeveer een derde van de economie factureert in papieren vorm. Dit geldt zeker ook voor veel logistieke dienstverleners.

(Berlijn) De openbare administratie versnelt de afschaffing van papier: Vanaf 27 november 2020 wordt elektronische facturering en -verzending verplicht voor alle ondernemers die namens de federale overheid werken. Landen en gemeenten moeten al sinds april elektronische facturen accepteren. Voor veel bedrijven is deze overstap een uitdaging, aangezien momenteel nog een derde van de facturen voornamelijk of zelfs uitsluitend in papieren vorm wordt opgesteld (33 procent).

Elektronische factuur is geen e-mail met PDF-bijlage

De digitale vereniging Bitkom heeft nu een nieuwe versie van het feitenpapier ‘10 aandachtspunten voor elektronische facturen’ gepubliceerd, dat kleine, middelgrote en grote bedrijven helpt bij de overstap naar de e-factuur. Deze moet namelijk in een bepaald gestructureerd formaat worden opgesteld en automatische verwerking mogelijk maken – het is dus geen elektronisch verzonden factuur die bijvoorbeeld als PDF aan een e-mail is gehecht. “De e-factuur helpt om papierbergen in Duitse bedrijven en in de administratie af te bouwen. En het maakt de bedrijven concurrerender en toekomstbestendig. Een factuur op papier of als PDF is niet meer van deze tijd,” zegt Nils Britze, afdelingshoofd Digitale bedrijfsprocessen bij Bitkom. “De voordelen van de e-factuur liggen voor de hand: De facturering en verwerking worden eenvoudiger en sneller, de bedrijven besparen op portokosten en personeelsmiddelen en ontzien vooral het milieu, omdat er minder papier wordt verbruikt en transportwegen komen te vervallen.” De invoering van de e-factuur is terug te voeren op een EU-richtlijn die de grensoverschrijdende handel van de Europese interne markt moet versterken.

Regeling van de federale overheid als impuls voor de rest van de economie

Het is te verwachten dat van de regeling een aanzienlijke impuls uitgaat voor de gehele economie en dat bedrijven onderling ook steeds meer op de elektronische factuur zullen inzetten. Britze: “In Duitsland is er de afgelopen twee jaar al veel gebeurd: In 2018 gebruikte nog 19 procent van de bedrijven de e-factuur, dit jaar is dat al 30 procent. Het is belangrijk dat nu ook alle andere bedrijven zich met dit onderwerp bezighouden.”
Opmerking over de methodologie: De basis van de gegevens is een enquête die Bitkom Research in opdracht van de digitale vereniging Bitkom heeft uitgevoerd. Hierbij zijn 1.104 leidinggevenden en verantwoordelijken voor digitalisering in bedrijven met 20 of meer medewerkers in Duitsland telefonisch ondervraagd. De enquête is representatief.
Foto: Adobe Stock
www.bitkom.org