La checklist definitiva per i fornitori per le aziende di logistica

Ogni fornitore e ogni azienda è unico nel proprio modo di lavorare. Processi e team diversi richiedono requisiti diversi, e il modo in cui le aziende di logistica mantengono una relazione di successo con i propri fornitori varia. Una cosa che rimane costante, indipendentemente dal fornitore, è la necessità di un processo di onboarding completo e positivo per i fornitori.

Di: Uwe Stroh

(Francoforte sul Meno) Un modo per garantire la coerenza del processo di onboarding è la creazione di una checklist generale. Anche se ogni esperienza specifica può richiedere alcune modifiche, questa linea guida di base aiuta a garantire che le aziende seguano le migliori pratiche e che i fornitori partano con il piede giusto.

Fase 1: Valutazione

Affinché una relazione possa avere successo, entrambe le parti devono valutarsi a vicenda in modo approfondito. Conoscere il track record, l’andamento finanziario e la conformità alle normative del fornitore aiuta le aziende di logistica a determinare se una partnership sarebbe vantaggiosa. Vogliono assicurarsi che il loro partner commerciale sia affidabile e in grado di soddisfare i requisiti specifici. Quando le aziende iniziano a valutare i fornitori, dovrebbero controllare:

• Track record del fornitore
• Documentazione sulla sostenibilità e la loro rilevanza
• Affidabilità creditizia e dati finanziari
• Conformità alle normative di settore pertinenti e alle regolamentazioni locali

Inoltre, le aziende dovrebbero redigere un codice etico che il fornitore deve firmare vincolativamente.

Fase 2: Requisiti e approvazioni

La valutazione mostra che una partnership sarebbe vantaggiosa. Ora è il momento di negoziare i requisiti specifici. In questa fase, le aziende e il fornitore devono comunicare in modo trasparente le proprie aspettative. Questa comunicazione diretta aiuta a gestire le aspettative e a rendere il processo responsabile. Tutte le parti necessitano di una chiara comprensione delle responsabilità di ciascun membro. Le aziende dovrebbero stabilire tutte le catene di comando per le approvazioni o i punti di contatto necessari. Checklist di onboarding:

• Ambito dei requisiti
• Tutti i tempi di preavviso
• Processi e requisiti di ordinazione
• Matrice dei prezzi
• Condizioni di pagamento o di credito
• Standard di consegna
• Formazione richiesta

La lista contiene informazioni generali. Settori specifici possono richiedere requisiti e approvazioni aggiuntive. Allo stesso modo, la checklist di onboarding specifica può apparire diversa o contenere requisiti unici.

In alcune situazioni, i fornitori potrebbero necessitare di un processo di requisiti e approvazioni più intenso. Per questi fornitori di alto valore o strategici, le aziende dovrebbero includere ulteriori punti nella loro checklist. Se la lista è molto dettagliata e ampia, è utile nominare un rappresentante che guidi il fornitore attraverso il processo.

Fase 3: Raccolta di dati e informazioni sui fornitori

Un portale online offre affidabilità ed efficienza per un onboarding rapido. I fornitori possono inserire qui i propri dati e accelerare il processo di onboarding. Entrambe le parti hanno accesso ai dati in qualsiasi momento. Questo crea trasparenza e fiducia e migliora l’organizzazione complessiva. Le seguenti informazioni dovrebbero essere presenti almeno:

• Nome, email e dettagli di contatto individuali
• tutti i documenti di licenza richiesti
• tutti i contatti aggiuntivi del fornitore e i loro titoli

Chiarire la disponibilità delle informazioni sui fornitori

Chiunque sia coinvolto nel processo dovrebbe avere accesso alle informazioni sui fornitori e conoscere le politiche di conformità e i punti di contatto. Questi includono, tra gli altri:

• Responsabile clienti
• Personale acquisti
• Responsabile del magazzino
• Tutti i reparti pertinenti

A meno che le informazioni sui fornitori non siano altamente sensibili o il fornitore in questione sia un partner strategico, è consigliabile comunicare tutte le informazioni in modo trasparente. Per un processo di consegna di successo, le aziende dovrebbero assicurarsi di offrire la formazione necessaria e rispondere a eventuali domande aperte.

Consiglio: Documento FAQ

Inserire le domande più frequenti in un documento FAQ per utilizzarle per future formazioni e rivedere le linee guida iniziali a intervalli regolari.

Il processo di onboarding è il primo passo verso una nuova partnership con un fornitore. È importante per entrambe le parti creare un’esperienza positiva. Forti partnership iniziano con aspettative chiare e comunicazione onesta. Con l’aiuto della checklist, le aziende di logistica possono assicurarsi di procedere in modo approfondito durante l’onboarding dei loro fornitori.

Checklist per l’onboarding dei fornitori (in inglese): https://hub.tradeshift.com/supplier-management/supplier-onboarding-checklist

Uwe Stroh, Ingegnere diplomato FH, Direttore Vendite DACH e Europa orientale presso Tradeshift. Esperienza dirigenziale in vari settori (tra cui telecomunicazioni e IT).

Tradeshift pubblica trimestralmente l'”Indice di Salute del Commercio Globale”. È stato appena pubblicato l’indice attuale per il secondo trimestre del 2021:

 

https://hub.tradeshift.com/wp-content/uploads/sites/3/2021/07/Tradeshift-Index-of-Global-Trade-Health-Q2-2021.pdf

 

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