Il produttore di articoli sportivi Puma punta su TMS Winsped di LIS

Il controllo manuale delle fatture di spedizione richiede risorse preziose ed è soggetto a errori: una sfida che PUMA ha voluto affrontare direttamente presso la sua sede centrale di Herzogenaurach. L’azienda impiega 22.000 persone in tutto il mondo e ha generato un fatturato annuale di 8,8 miliardi di euro nel 2024. La sua rete logistica globale si estende su 120 paesi.

(Greven/Herzogenaurach) La distribuzione delle merci richiede un sistema complesso con elevate esigenze di efficienza e trasparenza. Per automatizzare in particolare il controllo delle fatture di spedizione, PUMA Central Europe e PUMA Retail hanno scelto il sistema di gestione dei trasporti (TMS) WinSped della LIS Logistische Informationssysteme GmbH. In uso da febbraio, consente il controllo delle fatture supportato dal sistema, l’archiviazione automatica delle tariffe di spedizione e l’identificazione rapida delle discrepanze. Il risultato: già nella prima fase di sviluppo, una maggiore trasparenza e un notevole risparmio di tempo alleviano le operazioni quotidiane.

Presso il quartier generale globale di Herzogenaurach, Marco Amling lavora nel settore delle vendite all’ingrosso per l’Europa centrale: “Attraverso i nostri partner commerciali serviamo il mercato in modo capillare, con un volume e una frequenza elevati.” Una logistica fluida, trasparente e scalabile è fondamentale per fornire in modo affidabile grandi clienti e numerosi club sportivi con l’intero portafoglio prodotti.

Per gestire in modo efficiente anche il lato commerciale di questi processi, PUMA ha cercato una soluzione automatizzata per il controllo delle fatture di spedizione. L’obiettivo era poter controllare le fatture in entrata per flussi di merci di queste dimensioni in modo più rapido, preciso e scalabile. “Non puntiamo solo sulla trasparenza e sui processi automatizzati nel flusso fisico delle merci dei nostri centri di distribuzione, ma anche nella gestione commerciale”, spiega Amling. Dopo un’attenta analisi di mercato, l’azienda sportiva ha scelto la versione web del sistema di gestione dei trasporti (TMS) WinSped della LIS.

Soluzione digitale per il controllo dei costi di spedizione

All’inizio dell’anno, PUMA Central Europe e PUMA Retail ricevono le tariffe di spedizione delle aziende di trasporto, suddivise per paesi di destinazione e codici postali. Si tratta di circa otto-dieci fatture in entrata a settimana, in cui vengono consolidate le spese di trasporto per circa 600 spedizioni. È necessario verificare, ad esempio, se i costi fatturati per un certo numero di pallet in una determinata regione erano corretti. Con l’introduzione di WinSped, questo processo avviene in gran parte in modo automatizzato. Le tariffe di spedizione fornite e vari costi aggiuntivi – come per la notifica, lo stoccaggio o una seconda consegna – vengono archiviati standard nel sistema. All’arrivo di una fattura di spedizione, avviene automaticamente un confronto con le condizioni precedentemente memorizzate. Il software verifica se la fattura è corretta e segnala eventuali discrepanze. In caso di incongruenze, viene avviata una chiarificazione con l’azienda di trasporto competente. In questo modo, il software di LIS garantisce una maggiore efficienza e trasparenza nel processo di fatturazione.

Per la decisione a favore della soluzione LIS, oltre alla funzionalità, è stata determinante anche la flessibilità nell’adattarsi alle esigenze di PUMA. “WinSped funziona in pratica in modo molto affidabile, quindi vogliamo integrare il sistema in modo ancora più ampio nei nostri processi”, afferma Amling, che è responsabile del progetto per PUMA Central Europe per l’implementazione del TMS. Finora, il sistema è stato utilizzato principalmente per il controllo delle fatture di un’azienda di trasporto centrale nel settore all’ingrosso, cioè dove si verifica il maggior volume di spedizioni. Ma anche un’altra azienda di trasporto nel segmento retail, responsabile della fornitura dei negozi PUMA in tutta Europa, è già collegata al sistema. “A medio termine, pianifichiamo di integrare ulteriori aziende di trasporto nel controllo automatizzato delle fatture e di utilizzare ulteriori moduli, ad esempio il tracciamento delle spedizioni”, afferma Amling. L’obiettivo è utilizzare WinSped progressivamente come una piattaforma completa per la gestione e il controllo dei trasporti, utilizzata trasversalmente tra i reparti.

Assistenza rapida, comunicazione chiara, tecnologia stabile

Quando a febbraio il nuovo TMS per PUMA è stato attivato, Amling ha alle spalle una fase di introduzione intensiva nel sistema. “La fase di implementazione è stata accompagnata da due referenti fissi da parte di LIS, che non solo hanno impressionato con la loro competenza professionale, ma anche con la loro rapidità di reazione, affidabilità e comunicazione aperta”, afferma Amling. La collaborazione è stata sempre piacevole e cooperativa.

Anche in termini di facilità d’uso, WinSped si distingue: l’interfaccia è progettata in modo chiaro, il sistema è stabile e affidabile. Attualmente, lo strumento è utilizzato dai dipendenti centrali nel settore del controllo delle fatture, e si prevede di estenderlo ad altri colleghi attraverso corsi di formazione interni.

Aumento dell’efficienza con prospettive

Dall’introduzione, il modo di lavorare nel controllo delle fatture di spedizione presso PUMA Central Europe e PUMA Retail è cambiato notevolmente: i controlli avvengono sempre più in modo automatizzato, i processi sono standardizzati e le fonti di errore sono ridotte al minimo. Il confronto automatizzato con le tariffe di spedizione archiviate garantisce oggi maggiore trasparenza, tempi di elaborazione più rapidi e una migliore tracciabilità. Le richieste alle aziende di trasporto possono essere chiarite in modo più mirato ed efficiente sulla base di dati chiaramente strutturati.

“Con WinSped abbiamo trovato una soluzione potente che soddisfa in modo affidabile le nostre esigenze e offre anche spazio per future espansioni”, riassume Amling. “Il coordinamento operativo con LIS è stato sin dal primo giorno collaborativo, orientato alle soluzioni e caratterizzato da un alto grado di professionalità. Vediamo nel sistema un grande potenziale per ottimizzare ulteriormente i nostri processi di trasporto anche oltre il controllo delle fatture di spedizione.”

Foto: © Puma / Didascalia dell’immagine: Sede centrale di Puma a Herzogenaurach