La fattura elettronica nel commercio B2B diventa obbligatoria da gennaio 2025

Dal 1 gennaio 2025, la fattura elettronica – nota anche come E-fattura – sarà obbligatoria per le aziende nel commercio B2B, naturalmente anche nel settore della logistica, particolarmente intensivo in fatture. È necessario rispettare determinati formati - l’invio di un documento PDF non è sufficiente.

(Ostfildern) L’azienda software Planat ha già dotato la soluzione ERP FEPA, sviluppata appositamente per le aziende manifatturiere, della funzione per la gestione elettronica delle fatture. In questo modo, i clienti possono ora e in futuro rappresentare i processi di fatturazione in conformità con la legge. “In questo cambiamento c’è, oltre all’obbligo, anche un’opportunità. La digitalizzazione della gestione delle fatture rappresenta processi più rapidi con maggiore efficienza e va di pari passo con la digitalizzazione generale delle aziende. Le fatture possono essere elaborate più rapidamente”, afferma Pierre Mayer, amministratore delegato di Planat. Con FEPA, l’azienda offre una delle soluzioni ERP standard più importanti per le aziende con produzione propria – principalmente nel settore della costruzione di macchine e impianti, carpenteria metallica, elettronica e ingegneria elettrica, nonché automotive.

Digitalizzare i processi documentali

In generale, le aziende dovrebbero considerare una digitalizzazione estesa dei propri processi documentali come un obiettivo importante: “Dati e un accesso rapido alle informazioni sono di grande importanza per ogni azienda. Un sistema ERP, utilizzato insieme a un sistema di gestione documentale, forma una preziosa Knowledge Base che rende i processi aziendali significativamente più rapidi ed efficienti. Rappresentare elettronicamente, come nel caso delle fatture tra aziende, è solo logico e porta a una standardizzazione. Allo stesso tempo, i processi di approvazione possono essere rappresentati direttamente in digitale”, continua Pierre Mayer. Anche l’Unione Europea e il governo federale si aspettano dall’introduzione dell’obbligo di E-fattura, tra l’altro, aumenti di efficienza, risparmi sui costi e un miglior bilancio ambientale rispetto ai processi cartacei. Inoltre, i documenti elettronici possono essere analizzati automaticamente, il che facilita, tra l’altro, la lotta contro le frodi IVA. Tuttavia, le aziende che lavorano con una soluzione ERP obsoleta sono sotto pressione: solo con riparazioni e grandi sforzi è possibile rappresentare qui la fattura elettronica. “Sin dall’introduzione di ZUGFeRD e XRechnung, ci siamo occupati di integrare i processi di fatturazione digitali all’interno della nostra soluzione software, per poter offrire ai nostri clienti, oltre all’ottimizzazione dei processi, anche sicurezza per il futuro. Gli utenti di soluzioni obsolete dovrebbero informarsi su come si trovano l’integrazione di tali modifiche legislative nel proprio sistema ERP”, afferma l’esperto ERP Pierre Mayer.

Scadenze per la transizione

Dal 1 gennaio 2025, le aziende devono essere in grado di elaborare e archiviare in modo sicuro le fatture elettroniche. Fino alla fine dell’anno 2026 ci sono alcune regole di transizione: se il destinatario della fattura acconsente, possono continuare a essere utilizzate fatture cartacee o fatture elettroniche in altri formati (ad es. PDF). Le aziende con un fatturato annuale inferiore a 800.000 euro hanno addirittura un anno in più di tempo. Tuttavia, è consigliabile preparare già ora il passaggio, nonostante le scadenze di transizione, e adattare i sistemi ERP utilizzati allo standard. Il formato elettronico strutturato consente l’elaborazione automatica della fattura e deve soddisfare i requisiti della norma europea CEN EN 16931.

Formato per l’elaborazione automatica

Ciò significa che le E-fatture non possono essere semplicemente inviate come documento PDF o Word al destinatario della fattura, ma devono essere in un formato che può essere elaborato automaticamente. “A tal fine, abbiamo completamente integrato questo standard nella nostra soluzione ERP FEPA e siamo in grado di generare e elaborare fatture nel formato conforme alla legge da subito”, riassume l’amministratore delegato di Planat, Pierre Mayer.

Foto: © Planat