Böhls & Behncke punta sullo scambio di dati con Weber Data

La spedizione Böhls & Behncke collabora nel settore delle merci consolidate con cinque partner e la piattaforma online Pamyra, i cui dati degli ordini vengono ricevuti, elaborati e inviati nel rispettivo formato. Il software DISPONENTplus non solo garantisce uno scambio fluido, ma anche una pianificazione e una fatturazione ottimizzate.

(Bielefeld/Lübeck) Per Nils Behncke è ancora oggi “impressionante che il passaggio sia andato così bene”. Si riferisce all’acquisto di una ulteriore filiale da parte della spedizione Böhls & Behncke con effetto dal 1 settembre 2018. A questa data, il volume delle merci dell’azienda era più che raddoppiato.

“Fino ad allora eravamo stati in grado di gestire l’amministrazione con un software programmato su misura per la registrazione e la fatturazione”, ricorda Behncke, la cui azienda apparteneva già a due reti di merci prima dell’acquisizione. I dati delle spedizioni venivano allora ancora inseriti manualmente nei portali online dei partner logistici.

Questo impegno non sarebbe stato più sostenibile dopo l’espansione, poiché “da un giorno all’altro” dovevano ora essere elaborati anche gli ordini di altre due collaborazioni. Da allora, il fornitore di servizi logistici con sede a Lubecca è partner delle reti di merci Sim Cargo, Online Systemlogistik, GVZ Nord e Cargo Trans Logistik (CTL). Inoltre, esiste una cooperazione bilaterale con la Karl Jürgensen Autofernverkehr e Spedition KG con sede a Schleswig. In totale, ogni settimana si accumulano circa 1.000 ordini.

Fortras è la base

Per ogni rete ci sono regole e normative specifiche che devono essere rispettate durante la lavorazione, la compensazione finanziaria e lo scambio elettronico di dati (Electronic Data Interchange – EDI). Sebbene questo si basi in tutti i casi sullo standard EDI Fortras sviluppato per le spedizioni di merci, deve essere adattato specificamente per ogni cooperazione.

In questo contesto, Böhls & Behncke ha dovuto automatizzare e digitalizzare i propri processi già prima dell’acquisizione. “Dopo aver deciso di acquistare la filiale, abbiamo cercato all’inizio del 2018 un sistema di gestione dei trasporti adatto con alta competenza EDI e buone referenze nel settore delle merci”, ricorda Behncke. Dopo un attento processo di selezione, a marzo si è deciso per DISPONENTplus di Weber Data Service. “Oltre al software versatile, ci ha convinti la grande conoscenza dei dettagli dei nostri referenti personali, che conoscono la vita quotidiana della spedizione per esperienza diretta”, afferma Behncke.

Grande potenziale

Due mesi dopo l’inizio del progetto, per l’azienda è iniziata la fase di transizione con un’operazione parallela di quattro settimane. “Dopo, siamo stati in grado di attivare il sistema puntualmente il 1 settembre e da allora lavoriamo solo con DISPONENTplus”, riporta Behncke, che scopre quasi ogni giorno nuove funzionalità del software. “Il software offre molte possibilità e può essere facilmente adattato alle esigenze specifiche”, afferma il giovane direttore, che dal gennaio 2020 fa parte della direzione e rappresenta già la seconda generazione dell’azienda familiare.

Oltre al pacchetto base di DISPONENTplus, Böhls & Behncke ha investito nei moduli aggiuntivi per la pianificazione e l’ottimizzazione dei percorsi, la gestione con mappa e la geocodifica dei punti di sosta. “In questo modo, i nostri pianificatori vedono nel trasporto locale e a lungo raggio tutti gli ordini su una mappa stradale, il che semplifica notevolmente il lavoro nel settore delle merci e dei carichi”, riporta Behncke. Inoltre, la sua azienda utilizza la gestione documentale digitale E-Akte e per il transito delle merci la scansione delle aree sviluppata anch’essa da Weber Data Service.

Gestione dei danni integrata

Con questa attrezzatura, Böhls & Behncke ha digitalizzato quasi tutti i processi: i dati delle spedizioni ricevuti dai partner di cooperazione tramite Fortras fluiscono direttamente nel pool degli ordini, che viene confrontato con i dati a barre dei due scanner di magazzino. Se vengono riscontrati danni, questi vengono documentati con le telecamere integrate negli scanner e archiviati insieme ai dati delle spedizioni. “Il sistema riconosce, in base ai numeri NVE, a quale rete appartiene la spedizione e assegna anche le foto alle spedizioni in base a questo numero”, spiega Behncke. Su questa base, il danno viene automaticamente segnalato al rispettivo partner di cooperazione.

Nel frattempo, i pianificatori distribuiscono gli ordini tramite drag & drop sui 15 camion per il trasporto locale. I percorsi vengono poi inviati tramite cellulare ai rispettivi veicoli, che dispongono di sistemi telematici di AIS. “L’interfaccia tra DISPONENTplus e AIS ha funzionato immediatamente e garantisce non solo uno scambio rapido delle ricevute di consegna”, sottolinea Behncke.

Un ulteriore effetto della soluzione telematica integrata è stata la notevole riduzione del livello di rumore nell’ufficio open space. “Per domande sullo stato attuale dei veicoli e sul progresso delle spedizioni, non si telefona più, ma si clicca solo”, descrive l’imprenditore, che apprezza anche le funzioni di fatturazione del suo software di spedizione: “Con DISPONENTplus possono essere rappresentate tutte le tariffe di spedizione individuali immaginabili, sulla base delle quali viene poi fatturato automaticamente.” Questa caratteristica è stata anche un argomento importante nei colloqui con potenziali nuovi clienti.

Ulteriori ordini tramite Pamyra

Nonostante i progressi finora compiuti nell’ottimizzazione dei processi, Behncke vede ancora un ulteriore potenziale di miglioramento. “DISPONENTplus è uno strumento potente che stiamo imparando a conoscere e utilizzare sempre meglio con l’aiuto dei nostri referenti di Weber Data Service.” L’ultimo sviluppo riguarda un’interfaccia con la piattaforma di confronto e prenotazione Pamyra. Attraverso la startup di Lipsia, Böhls & Behncke vuole generare ulteriori ordini, che possono poi essere direttamente assunti ed elaborati da DISPONENTplus.

Foto: © Böhls & Behncke