La spedizione Lensker digitalizza molte cose da sola con il software di Weber Data

La spedizione Lensker di Stadtlohn è un cliente di lunga data dello sviluppatore di software per spedizioni Weber Data Service di Bielefeld. In questo periodo, l’azienda ha affrontato molti passi di modernizzazione del software e ora può contare sulla digitalizzazione. Molti passaggi possono essere effettuati da Lensker stessa, risparmiando così anche alcuni costi.

(Stadtlohn/Bielefeld) La spedizione Lensker lavora con il software di Weber Data Service dal 1993 e digitalizza i suoi processi in molti piccoli passi. L’invio elettronico delle fatture segna il punto finale di questo processo. La pandemia di Corona ha trovato l’azienda ben preparata: l’open space della spedizione Lensker offre spazio sufficiente per il distanziamento di sicurezza e non ci sono crolli drammatici nei ricavi. Per questo motivo, nessuno dei sei impiegati in ufficio deve rimanere a casa.

50 tariffe individuali

La situazione commerciale stabile è in parte dovuta alla versatilità del logisticista con sede nel Münsterland. Con veicoli propri, vengono trasportati carichi parziali e completi, oltre a merce di vario genere. I clienti provengono, ad esempio, dal settore dell’acciaio, la cui merce in molti casi non è idonea per i sistemi. Questo include profili metallici lunghi dodici metri, acciaio grezzo in bobine e altri beni ingombranti. “Qui non trasportiamo quasi pallet standard”, spiega Tobias Steinweger, che lavora come responsabile della pianificazione e IT presso Lensker. Così diversi e variegati come i clienti, sono anche i loro desideri in merito alla fatturazione. “Da noi ci sono ormai circa 50 tariffe individuali e con ogni nuovo cliente possono sorgere nuove richieste,” osserva Steinweger, che può rappresentare senza problemi tutti i modelli di fatturazione nel suo sistema di gestione dei trasporti. Qui, Lensker si affida a Weber Data Service dal 1993. Nel 2015, il sistema originale “Disponent 2000” è stato sostituito dalla moderna soluzione “DISPONENTplus”.

Fare molte cose da soli

“Prima del passaggio, abbiamo naturalmente esaminato anche altre aziende di software, ma nessun altro fornitore poteva offrirci un servizio così personale e affidabile”, afferma Steinweger, che fa parte dell’azienda dal 1998. Da allora, è stato costantemente assistito da Andre Uffmann di Weber Data Service, che conosce e comprende le esigenze del suo cliente “fino all’ultimo dettaglio”. In particolare, per quanto riguarda il sistema di gestione dei trasporti (TMS), non si voleva correre rischi. “Questo è il fondamento. Deve sempre funzionare”, riassume Steinweger. Una volta alla settimana, parla con il suo referente di Weber Data Service, di solito per risolvere errori di utilizzo e occasionalmente anche per implementare aggiornamenti e ampliamenti del sistema. Solo a febbraio, Steinweger ha introdotto l’invio elettronico delle fatture. “Con DISPONENTplus possiamo fare molte cose da soli, supportati da Weber Data Service, risparmiando costi significativi”, sottolinea Steinweger, che ha solide conoscenze di programmazione.

Ciclo di pagamento accelerato

L’invio elettronico delle fatture è stato richiesto da alcuni clienti, che semplificano così i loro processi interni. Presso Lensker, la nuova procedura porta a risparmi su affrancature e carta, considerando le fino a 800 fatture mensili. Inoltre, le fatture arrivano più rapidamente a destinazione, il che accelera anche il ciclo di pagamento. Solo una parte dei clienti non vuole rinunciare alla carta e insiste sulla consegna in forma tradizionale. L’invio elettronico avviene tramite il Jasper Reports Server installato presso Lensker. Jasper Reports è parte integrante di DISPONENTplus ed è uno strumento di reportistica open-source Java, con cui è possibile esportare report in PDF, HTML, Word, Excel e molti altri formati, visualizzarli sullo schermo o stamparli. Weber Data Service ha sviluppato modelli di design uniformi e chiari per i principali moduli di spedizione e magazzino, che possono essere facilmente adattati dai clienti. “Ho accesso completo a tutti i moduli e posso fare molte cose da solo”, conferma Steinweger, che gestisce e adatta fatture, ordini di ritiro, lettere di vettura e borderò con il generatore di moduli. Ha imparato a utilizzare il software da solo.

Pianificazione grafica dei percorsi

Il passaggio all’invio elettronico delle fatture ha richiesto complessivamente tre mesi presso la spedizione Lensker ed è stato gestito quasi da solo da Tobias Steinweger, accanto alla sua attività di pianificatore. Nella vita quotidiana, pianifica insieme a un collega 30-35 percorsi, che vengono per lo più effettuati con i propri camion e in parte venduti tramite borse di carico. Anche questo processo è supportato da DISPONENTplus. La pianificazione dei percorsi supportata graficamente mostra tutte le destinazioni in modo chiaro in una vista mappa. La gestione documentale integrata DISPONENT E-File offre anche qui un sollievo. Gli utenti possono accedere a tutti i documenti precedentemente elaborati elettronicamente con il TMS o un altro sistema. Ogni documento cartaceo classificato come rilevante può essere scansionato e assegnato a uno o più record in DISPONENTplus. Tutti i documenti elettronici, come fatture, bolle di consegna, documenti di pallet, ricevute di consegna, pesi o ordini di trasporto possono essere facilmente e rapidamente recuperati in seguito. Oltre ai due pianificatori, altri due colleghi dei settori contabilità e servizio clienti lavorano con il TMS di Weber Data Service e creano, ad esempio, offerte di trasporto. Se queste vengono accettate, devono solo essere richiamate e trasformate in ordini di trasporto.

Prossima fase di sviluppo

Conclusione: Con l’invio elettronico delle fatture, la spedizione Lensker è diventata molto più vicina alla digitalizzazione completa di tutti i processi. Nella prossima fase di sviluppo, anche le ricevute di consegna saranno trasmesse online ai clienti. Dopo Corona, si prosegue.

Contesto: Alois Lensker GmbH Spedition

La spedizione Lensker è un fornitore di servizi logistici di medie dimensioni con 55 dipendenti e sede a Stadtlohn, nel Münsterland occidentale. L’azienda a conduzione familiare gestisce una propria flotta con dodici autotreni, due veicoli articolati e undici camion di distribuzione, con cui viene effettuata la maggior parte dei trasporti in proprio. Il portafoglio comprende carichi parziali e completi, oltre a trasporti di merce di vario genere. Inoltre, Lensker dispone di circa 3.400 metri quadrati di spazio di magazzino, di cui 1.600 metri quadrati coperti. Una stazione di lavaggio per camion, utilizzabile anche per veicoli esterni, completa l’offerta di servizi.www.spedition-lensker.dewww.weberdata.de