La liste de contrôle ultime des fournisseurs pour les entreprises de logistique

Chaque fournisseur et chaque entreprise sont uniques dans leur façon de travailler. Les processus et les équipes différents nécessitent des exigences différentes, et la manière dont les entreprises de logistique entretiennent une relation réussie avec leurs fournisseurs varie. Une chose qui reste constante, quel que soit le fournisseur, est la nécessité d’un processus d’intégration complet et positif pour les fournisseurs.

De : Uwe Stroh

(Francfort/Main) Une façon d’assurer la cohérence du processus d’intégration est de créer une liste de contrôle générale. Bien que chaque expérience spécifique puisse nécessiter quelques ajustements, cette directive de base aide à garantir que les entreprises suivent les meilleures pratiques et que les fournisseurs commencent sur de bonnes bases.

Étape 1 : Évaluation

Pour qu’une relation puisse être réussie, les deux parties doivent s’évaluer mutuellement de manière approfondie. Connaître le bilan, l’évolution financière et la conformité réglementaire du fournisseur aide les entreprises de logistique à déterminer si un partenariat serait bénéfique. Elles veulent s’assurer que leur partenaire commercial est fiable et capable de répondre aux exigences spécifiques. Lorsque les entreprises commencent à évaluer les fournisseurs, elles doivent examiner les éléments suivants :

• Bilan de performance du fournisseur
• Preuves de durabilité et leur pertinence
• Solvabilité et données financières
• Conformité aux réglementations sectorielles pertinentes et aux réglementations régionales

De plus, les entreprises devraient établir un code d’éthique qui doit être signé de manière contraignante par le fournisseur.

Étape 2 : Exigences et approbations

L’évaluation montre qu’un partenariat serait avantageux. Il est maintenant temps de négocier les exigences spécifiques. À ce stade, les entreprises et le fournisseur doivent communiquer de manière transparente sur leurs attentes. Cette communication directe aide à gérer les attentes et à rendre le processus responsable. Toutes les parties ont besoin d’une compréhension claire des responsabilités de chaque membre. Les entreprises devraient établir toutes les chaînes de commandement pour les approbations ou les points de contact nécessaires. Liste de contrôle d’intégration :

• Portée des exigences
• Tous les calendriers de préavis
• Processus de commande et exigences
• Matrice de prix
• Conditions de paiement ou de crédit
• Normes de livraison
• Formations requises

La liste contient des informations générales. Des secteurs spécifiques peuvent nécessiter des exigences et des approbations supplémentaires. De même, la liste de contrôle d’intégration spécifique peut être différente ou contenir des exigences uniques.

Dans certaines situations, les fournisseurs peuvent nécessiter un processus d’exigences et d’approbations plus intensif. Pour ces fournisseurs de plus grande valeur ou stratégiques, les entreprises devraient inclure des points supplémentaires dans leur liste de contrôle. Si la liste est très détaillée et exhaustive, il est judicieux de désigner un représentant pour guider le fournisseur à travers le processus.

Étape 3 : Collecte des données et informations sur les fournisseurs

Un portail en ligne offre la fiabilité et l’efficacité pour un onboarding rapide. Les fournisseurs peuvent y saisir leurs données et accélérer le processus d’intégration. Les deux parties ont accès aux données à tout moment. Cela crée de la transparence ainsi que de la confiance et améliore l’organisation globale. Les informations suivantes devraient être présentes au minimum :

• Nom, e-mail et coordonnées individuelles
• tous les documents de licence requis
• tous les contacts supplémentaires du fournisseur et leurs titres

Clarifier la disponibilité des informations sur les fournisseurs

Quiconque impliqué dans le processus devrait avoir accès aux informations sur les fournisseurs et connaître les politiques de conformité ainsi que les contacts. Cela inclut notamment :

• Responsable client
• Employés des achats
• Responsable de l’entrepôt
• Tous les départements concernés

À moins que les informations sur les fournisseurs ne soient hautement sensibles ou que le fournisseur concerné soit un partenaire stratégique, il est conseillé de communiquer toutes les informations de manière transparente. Pour un processus de livraison réussi, les entreprises doivent s’assurer qu’elles offrent les formations nécessaires et répondent aux questions ouvertes.

Conseil : Document FAQ

Inclure les questions les plus fréquemment posées dans un document FAQ pour les utiliser lors de futures formations et réviser les directives initiales à intervalles réguliers.

Le processus d’intégration est la première étape d’un nouveau partenariat avec un fournisseur. Il est important pour les deux parties de créer une expérience positive. De solides partenariats commencent par des attentes claires et une communication honnête. Grâce à la liste de contrôle, les entreprises de logistique peuvent s’assurer qu’elles procèdent de manière approfondie lors de l’intégration de leurs fournisseurs.

Liste de contrôle pour l’intégration des fournisseurs (en anglais) : https://hub.tradeshift.com/supplier-management/supplier-onboarding-checklist

Uwe Stroh, Ingénieur diplômé FH, Directeur des ventes DACH et Europe de l’Est chez Tradeshift. Expérience en leadership dans divers secteurs (notamment télécommunications et informatique).

Tradeshift publie trimestriellement l' »Index de la santé du commerce mondial ». Le dernier index pour le 2ème trimestre 2021 vient d’être publié :

 
https://hub.tradeshift.com/wp-content/uploads/sites/3/2021/07/Tradeshift-Index-of-Global-Trade-Health-Q2-2021.pdf

 
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