Alpensped de Mannheim se dirige vers un bureau sans papier

Alpensped GmbH a adopté la gestion numérique des documents depuis le début de l’année. Dans un premier temps, tous les sous-traitants ont migré vers la solution développée en interne par ce logisticien de taille moyenne. Dans ce domaine, toute la comptabilité se fait déjà entièrement sans papier. L’échange numérique de documents permet d’économiser du temps, des coûts et des ressources

(Mannheim) Factures, documents de transport, reçus – le quotidien de l’entreprise familiale mannheimoise Alpensped est rythmé par d’innombrables documents. « Dans le passé, nous avions jusqu’à 50 000 dossiers avec plusieurs pages de papier chacun », explique le directeur général d’Alpensped, Christian Faggin. En conséquence, les efforts d’archivage et de gestion, la consommation de papier et les coûts d’impression étaient très élevés. « C’est pourquoi, l’année dernière, nous nous sommes fixé un objectif clair : nous voulons nous débarrasser de ces montagnes de dossiers », déclare Faggin. Et ce, avec le soutien d’un logiciel.

Après des recherches approfondies, les experts logistiques de Mannheim ont choisi de ne pas opter pour une solution standard, mais de se concentrer sur un développement interne. Ainsi, ils ont pu adapter la solution à leurs exigences. Le résultat est un portail web bilingue, par lequel les sous-traitants peuvent désormais télécharger facilement leurs documents, qui sont ensuite automatiquement traités et archivés dans des dossiers numériques. « De la première planification au lancement, nous n’avons même pas mis un an », rapporte Faggin.

L’automatisation permet d’économiser des coûts et du temps

La transition des sous-traitants n’a également pas pris beaucoup de temps. « Grâce à des formations intensives de nos experts, tout était en ordre en trois semaines », se souvient Faggin. Aujourd’hui, les deux parties bénéficient du traitement numérique des documents : « Le nouveau flux de travail permet à toutes les parties concernées d’économiser beaucoup de coûts », explique le directeur général. Par exemple, grâce à la suppression des frais de port et à des dépenses d’impression et de papier considérablement réduites. De plus, l’échange numérique automatisé de documents contribue à accélérer sensiblement les processus de travail et à améliorer la qualité.

Les reçus mal classés et les dossiers égarés appartiennent désormais au passé, tout comme la recherche fastidieuse d’informations pertinentes. « Grâce à la recherche par mots-clés, nos employés ont maintenant accès à toutes les informations en un clic – même en télétravail », souligne Faggin. Un système de droits protège les documents contre tout accès non autorisé. Ainsi, chaque employé reçoit exactement les informations dont il a besoin. De plus, les actions critiques de traitement, telles que la suppression ou le déplacement de documents ou de dossiers, peuvent être surveillées de manière fiable.

Après un démarrage réussi, Alpensped vise déjà la prochaine étape d’expansion : à l’avenir, les clients devraient également être connectés au système. « Nous avons développé la solution de manière à ce que d’autres fonctions individuelles puissent être facilement intégrées comme des modules », explique Faggin.

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www.alpensped.de