Le fabricant d’articles de sport Puma mise sur TMS Winsped de LIS

La vérification manuelle des factures de fret mobilise des ressources précieuses et est sujette à des erreurs – un défi que PUMA souhaitait aborder de manière ciblée au siège à Herzogenaurach. L’entreprise emploie 22 000 personnes dans le monde et a réalisé un chiffre d’affaires annuel de 8,8 milliards d’euros en 2024. Son réseau logistique mondial s’étend sur 120 pays.

(Greven/Herzogenaurach) La distribution des marchandises nécessite un système complexe avec de fortes exigences en matière d’efficacité et de transparence. Afin d’automatiser en particulier la vérification des factures de fret, PUMA Central Europe et PUMA Retail ont opté pour le système de gestion des transports (TMS) WinSped de LIS Logistische Informationssysteme GmbH. Utilisé depuis février, il permet la vérification des factures assistée par système, l’enregistrement automatique des tarifs de fret et l’identification rapide des incohérences. Le résultat : dès la première phase d’expansion, une plus grande transparence et un gain de temps perceptible allègent le quotidien des affaires.

Au siège mondial à Herzogenaurach, Marco Amling travaille dans la vente en gros pour l’Europe centrale : « Grâce à nos partenaires commerciaux, nous desservons le marché de manière étendue – avec un volume et une cadence élevés. » Une logistique fluide, transparente et évolutive est essentielle pour fournir de manière fiable de grands clients ainsi que de nombreux clubs sportifs avec l’ensemble du portefeuille de produits.

Pour gérer efficacement le côté commercial de ces processus, PUMA recherchait une solution automatisée pour la vérification des factures de fret. L’objectif était de pouvoir vérifier plus rapidement, plus précisément et de manière évolutive les factures entrantes pour des flux de marchandises de cette ampleur. « Nous misons non seulement sur la transparence et les processus automatisés dans le flux physique des marchandises de nos centres de distribution, mais aussi dans le traitement commercial », explique Amling. Après une analyse de marché approfondie, l’entreprise de sport a choisi la version web du système de gestion des transports (TMS) WinSped de LIS.

Solution numérique pour le contrôle des coûts de fret

PUMA Central Europe et PUMA Retail reçoivent au début de l’année les tarifs de fret des transporteurs, ventilés par pays de destination et codes postaux. Cela représente environ huit à dix factures entrantes par semaine, dans lesquelles les coûts de transport pour environ 600 envois sont regroupés. Il faut vérifier, par exemple, si les coûts facturés pour un certain nombre de palettes dans une région donnée étaient corrects. Avec l’introduction de WinSped, ce processus est largement automatisé. Les tarifs de fret fournis ainsi que divers coûts supplémentaires – tels que pour l’avis, le stockage ou une seconde livraison – sont standardisés dans le système. Lors de la réception d’une facture de transport, un rapprochement automatique est effectué avec les conditions précédemment enregistrées. Le logiciel vérifie si la facture est correcte et signale d’éventuelles divergences. En cas d’incohérences, la clarification se fait avec le transporteur concerné. De cette manière, le logiciel de LIS assure une efficacité et une transparence nettement supérieures dans le processus de facturation.

La décision en faveur de la solution LIS a été influencée non seulement par la fonctionnalité, mais aussi par la flexibilité d’adaptation aux exigences de PUMA. « WinSped fonctionne de manière très fiable en pratique, c’est pourquoi nous souhaitons intégrer le système de manière encore plus large dans nos processus à l’avenir », déclare Amling, qui est responsable du projet du côté de PUMA Central Europe pour la mise en œuvre du TMS. Jusqu’à présent, le système est principalement utilisé pour la vérification des factures de fret d’un transporteur central dans le secteur de la vente en gros, c’est-à-dire là où le volume d’envois est le plus élevé. Mais un autre transporteur dans le segment retail, responsable de la livraison des magasins PUMA à l’échelle européenne, est déjà connecté au système. « À moyen terme, nous prévoyons d’intégrer d’autres transporteurs dans la vérification automatisée des factures et d’utiliser encore plus de modules, par exemple le suivi des envois », explique Amling. L’objectif est d’utiliser WinSped progressivement comme une plateforme complète pour le traitement et le contrôle des transports, qui sera utilisée de manière inter-départementale.

Aide rapide, communication claire, technologie stable

Lorsque le nouveau TMS pour PUMA est mis en service en février, Amling a derrière lui une phase d’introduction intensive au système. « La phase de mise en œuvre a été accompagnée par deux personnes de contact fixes du côté de LIS, qui ont non seulement convaincu par leur compétence professionnelle, mais aussi par leur rapidité de réaction, leur fiabilité et leur communication ouverte », déclare Amling. La collaboration s’est toujours déroulée de manière agréable et coopérative.

En ce qui concerne la convivialité, WinSped est également performant : l’interface est claire, le système est stable et fiable. Actuellement, l’outil est utilisé par des employés centraux dans le domaine de la vérification des factures, une extension à d’autres collègues est prévue par le biais de formations internes.

Gain d’efficacité avec perspective

Depuis l’introduction, le mode de travail dans la vérification des factures de fret chez PUMA Central Europe et PUMA Retail a considérablement changé : les vérifications sont de plus en plus automatisées, les processus sont standardisés et les sources d’erreurs sont minimisées. Le rapprochement automatisé avec les tarifs de fret enregistrés assure aujourd’hui une plus grande transparence, des temps de traitement plus rapides et une meilleure traçabilité. Les demandes de renseignements auprès des transporteurs peuvent être clarifiées de manière plus ciblée et efficace sur la base de données clairement structurées.

« Avec WinSped, nous avons trouvé une solution performante qui répond de manière fiable à nos exigences tout en offrant des possibilités d’extensions futures », résume Amling. « La coordination opérationnelle avec LIS a été, dès le premier jour, partenariale, orientée vers les solutions et marquée par un haut degré de professionnalisme. Nous voyons dans le système un grand potentiel pour optimiser encore nos processus de transport au-delà de la vérification des factures de fret. »

Photo : © Puma / Légende de l’image : Siège de Puma à Herzogenaurach