La facturation électronique dans le commerce B2B deviendra obligatoire à partir de janvier 2025

À partir du 1er janvier 2025, la facture électronique – également appelée E-facture – sera obligatoire pour les entreprises dans le commerce B2B, y compris dans le secteur logistique particulièrement intensif en factures. Des formats spécifiques doivent être strictement respectés - l’envoi d’un simple document PDF n’est pas suffisant.

(Ostfildern) La société de logiciels Planat a déjà équipé sa solution ERP FEPA, spécialement développée pour les entreprises de production, de la fonction de traitement des factures électroniques. Ainsi, les clients peuvent désormais et à l’avenir représenter les processus de facturation conformément à la loi. « Cette transition contient à la fois une obligation et une opportunité. La numérisation du traitement des factures signifie des processus plus rapides et plus efficaces et va de pair avec la numérisation générale des entreprises. Les factures peuvent être traitées plus rapidement », déclare Pierre Mayer, directeur commercial de Planat. Avec FEPA, l’entreprise propose l’une des solutions ERP standard les plus importantes pour les entreprises ayant leur propre production – principalement dans le secteur de la construction de machines et d’installations, de la métallurgie, de l’électronique et de l’électrotechnique ainsi que de l’automobile.

Numériser les processus documentaires

En général, les entreprises devraient considérer une numérisation approfondie de leurs propres processus documentaires comme un objectif important : « Les données et un accès rapide à l’information sont d’une très grande importance pour chaque entreprise. Un système ERP, utilisé conjointement avec une gestion documentaire, constitue une base de connaissances précieuse qui rend les processus d’entreprise beaucoup plus rapides et efficaces. Il est logique de représenter électroniquement, comme dans le cas des factures entre entreprises, et cela favorise la standardisation. En même temps, les processus d’approbation peuvent également être représentés directement de manière numérique », ajoute Pierre Mayer. L’Union européenne et le gouvernement fédéral espèrent également que l’introduction de l’obligation de la E-facture entraînera des gains d’efficacité, des économies de coûts et un meilleur bilan environnemental par rapport aux processus papier. De plus, les documents électroniques peuvent être évalués automatiquement, ce qui facilite notamment la lutte contre la fraude à la TVA. Cependant, les entreprises utilisant une solution ERP obsolète sont sous pression : seule une solution bricolée et un grand effort peuvent permettre de représenter la facture électronique. « Depuis l’introduction de ZUGFeRD et XRechnung, nous travaillons à intégrer des processus de facturation numériques dans notre solution logicielle, afin de pouvoir offrir à nos clients non seulement une optimisation des processus mais aussi une sécurité pour l’avenir. Les utilisateurs de solutions anciennes devraient généralement s’informer sur l’intégration de tels changements législatifs dans leur propre système ERP », déclare l’expert ERP Pierre Mayer à ce sujet.

Délais de transition

À partir du 1er janvier 2025, les entreprises doivent être en mesure de traiter et d’archiver en toute sécurité les factures électroniques. Jusqu’à la fin de l’année 2026, il existe certaines règles de transition : si le destinataire de la facture est d’accord, des factures papier ou des factures électroniques dans d’autres formats (par exemple, PDF) peuvent encore être utilisées. Les entreprises ayant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 800 000 euros ont même un an de plus. Néanmoins, il est conseillé, malgré les délais de transition, de préparer dès maintenant la transition et d’adapter les systèmes ERP utilisés à la norme. Le format électronique structuré permet le traitement automatique de la facture et doit répondre aux exigences de la norme européenne CEN EN 16931.

Format pour le traitement automatique

Cela signifie que les E-factures ne peuvent pas simplement être envoyées au destinataire de la facture sous forme de PDF ou de document Word, mais dans un format pouvant être traité automatiquement. « Pour cela, nous avons entièrement intégré cette norme dans notre solution ERP FEPA et sommes désormais en mesure de générer et de traiter des factures dans un format conforme à la loi », résume Pierre Mayer, directeur commercial de Planat.

Photo : © Planat