Böhls & Behncke mise sur Weber Data pour l’échange de données

La société de transport Böhls & Behncke collabore dans le domaine des marchandises en groupage avec cinq partenaires et la plateforme en ligne Pamyra, dont les données de commande sont reçues, traitées et envoyées dans le format approprié. Le logiciel DISPONENTplus assure non seulement un échange fluide, mais aussi une disposition et une facturation optimisées.

(Bielefeld/Lübeck) Pour Nils Behncke, il est encore aujourd’hui « impressionnant que la transition se soit si bien déroulée ». Il s’agit de l’acquisition d’une autre succursale par la société de transport Böhls & Behncke, effective au 1er septembre 2018. À cette date, le volume de fret de l’entreprise avait plus que doublé.

« Jusqu’à présent, nous pouvions gérer l’administration avec un logiciel programmé sur mesure pour la saisie et la facturation », se souvient Behncke, dont l’entreprise appartenait déjà à deux réseaux de fret avant l’acquisition. Les données d’expédition étaient alors encore saisies manuellement dans les portails en ligne des partenaires logistiques.

Cet effort n’aurait plus été réalisable après l’expansion, car « du jour au lendemain », il fallait également traiter les commandes de deux autres coopérations. Depuis lors, le prestataire logistique basé à Lübeck est partenaire des réseaux de fret Sim Cargo, Online Systemlogistik, GVZ Nord et Cargo Trans Logistik (CTL). De plus, une coopération bilatérale existe avec la Karl Jürgensen Autofernverkehr et Spedition KG basée à Schleswig. Au total, environ 1 000 commandes sont traitées chaque semaine.

Fortras est la base

Pour chaque réseau, des règles et des règlements spécifiques s’appliquent, qui doivent être respectés lors du traitement, du règlement financier et de l’échange électronique de données (Electronic Data Interchange – EDI). Bien que cela repose dans tous les cas sur la norme EDI Fortras développée pour les entreprises de transport de marchandises, il doit être spécifiquement adapté à chaque coopération.

Dans ce contexte, Böhls & Behncke a dû automatiser et numériser ses processus avant même l’acquisition. « Après avoir décidé d’acheter la succursale, nous avons cherché au début de 2018 un système de gestion des transports adapté avec une forte compétence EDI et de bonnes références dans le domaine des marchandises », se souvient Behncke. Après un processus de sélection approfondi, ils ont opté en mars pour DISPONENTplus de Weber Data Service. « En plus du logiciel polyvalent, nous avons été convaincus par les vastes connaissances détaillées de nos interlocuteurs personnels, qui connaissent le quotidien des transporteurs par leur propre expérience », souligne Behncke.

Un grand potentiel

Deux mois après le démarrage du projet, l’entreprise a entamé la phase de transition avec une période de fonctionnement parallèle de quatre semaines. « Ensuite, nous avons pu, à temps pour le 1er septembre, activer le système et depuis, nous travaillons uniquement avec DISPONENTplus », rapporte Behncke, qui découvre presque chaque jour de nouvelles fonctionnalités du logiciel. « Le logiciel offre de nombreuses possibilités et peut être bien adapté aux besoins respectifs », déclare le jeune directeur, qui fait partie de la direction depuis janvier 2020 et représente déjà la deuxième génération de l’entreprise familiale.

En plus du package de base de DISPONENTplus, Böhls & Behncke a investi dans des modules complémentaires pour la planification et l’optimisation des tournées, la gestion avec carte et la géocodification des points d’arrêt. « Ainsi, nos planificateurs voient toutes les commandes sur une carte routière, ce qui simplifie considérablement le travail dans le domaine des marchandises et des chargements », rapporte Behncke. De plus, son entreprise utilise la gestion documentaire numérique E-Akte et pour le transbordement de marchandises, le scan de hall également développé par Weber Data Service.

Gestion des dommages intégrée

Avec cet équipement, Böhls & Behncke a presque numérisé tous les processus : les données d’expédition reçues via Fortras des partenaires de coopération affluent directement dans le pool de commandes, qui est mis en correspondance avec les données de code-barres des deux scanners de hall lors du transbordement. Si des dommages sont constatés, ceux-ci sont documentés à l’aide des caméras intégrées dans les scanners et archivés avec les données d’expédition. « Le système reconnaît, à partir des numéros NVE, à quel réseau appartient l’envoi et attribue également les photos aux envois en fonction de ce numéro », explique Behncke. Sur cette base, le dommage est automatiquement signalé au partenaire de coopération concerné.

Pendant ce temps, les planificateurs répartissent les commandes par glisser-déposer sur les 15 camions de transport local. Les tournées sont ensuite envoyées par mobile aux véhicules respectifs, qui disposent de systèmes de télématique de AIS. « L’interface entre DISPONENTplus et AIS a immédiatement fonctionné et assure chez nous non seulement un échange rapide des preuves de livraison », souligne Behncke.

Un autre effet de la solution de télématique intégrée est la réduction significative du niveau sonore dans le bureau paysager. « Pour les questions concernant la localisation actuelle des véhicules et l’avancement des envois, il n’y a plus d’appels téléphoniques, mais seulement des clics », décrit l’entrepreneur, qui apprécie également les fonctions de facturation de son logiciel de transport : « Avec DISPONENTplus, tous les tarifs d’expédition individuels imaginables peuvent être représentés, sur la base desquels la facturation est ensuite effectuée automatiquement. » Cette caractéristique est également un argument important lors des discussions avec de potentiels nouveaux clients.

Autres commandes via Pamyra

Malgré les progrès réalisés jusqu’à présent dans l’optimisation des processus, Behncke voit encore un potentiel d’amélioration. « DISPONENTplus est un outil puissant que nous apprenons à mieux connaître et à utiliser avec l’aide de nos interlocuteurs chez Weber Data Service. » Le dernier développement concerne une interface avec la plateforme de comparaison et de réservation Pamyra. Grâce à la startup de Leipzig, Böhls & Behncke souhaite générer des commandes supplémentaires, qui peuvent ensuite être directement prises en charge et traitées par DISPONENTplus.

Photo : © Böhls & Behncke