La société de transport Lensker se digitalise avec le logiciel de Weber Data

La société de transport Lensker de Stadtlohn est un client de longue date du développeur de logiciels de transport Weber Data Service de Bielefeld. Au fil du temps, elle a suivi de nombreuses étapes de modernisation et peut désormais compter sur la numérisation. Lensker peut effectuer de nombreuses étapes elle-même, ce qui permet également d’économiser certains coûts.

(Stadtlohn/Bielefeld) La société de transport Lensker travaille avec le logiciel de Weber Data Service depuis 1993 et numérise ses processus par petites étapes. L’envoi électronique des factures marque le point final de ce processus. La société était parfaitement préparée à la pandémie de Corona : le bureau paysager de Lensker offre suffisamment d’espace pour respecter la distanciation sociale et il n’y a pas eu de chutes dramatiques dans le chiffre d’affaires. Pour cette raison, aucun des six employés de bureau n’a besoin de rester chez lui.

50 tarifs individuels

La situation commerciale stable est en partie due à la polyvalence du logisticien basé dans le Münsterland. Avec ses propres véhicules, elle transporte des chargements partiels et complets ainsi que des marchandises. Les clients proviennent par exemple de l’industrie de l’acier, dont les cargaisons ne sont pas dans de nombreux cas adaptées aux systèmes. Cela inclut des profils métalliques de douze mètres, de l’acier brut dans des bennes et d’autres marchandises encombrantes. « Nous ne transportons presque pas de palettes standard ici », explique Tobias Steinweger, qui travaille chez Lensker en tant que responsable de la planification et responsable informatique.
Les souhaits des clients en matière de facturation sont aussi variés et divers que les clients eux-mêmes. « Nous avons maintenant environ 50 tarifs individuels et avec chaque nouveau client, de nouveaux souhaits peuvent apparaître, » constate Steinweger, qui peut représenter tous les modèles de facturation sans problème dans son système de gestion de transport. Lensker fait confiance à Weber Data Service depuis 1993. En 2015, le système initial « Disponent 2000 » a été remplacé par la solution moderne « DISPONENTplus ».

Faire beaucoup soi-même

« Avant de changer, nous avons bien sûr examiné d’autres éditeurs de logiciels, mais aucun autre fournisseur ne pouvait nous offrir un service aussi personnel et fiable sur un pied d’égalité », déclare Steinweger, qui fait partie de l’entreprise depuis 1998. Depuis lors, il est constamment soutenu par Andre Uffmann de Weber Data Service, qui connaît et comprend les besoins de son client « dans les moindres détails ». En particulier pour le système de gestion de transport (TMS), ils ne voulaient pas prendre de risques. « C’est la pierre angulaire. Cela doit toujours fonctionner », résume Steinweger.
Une fois par semaine, il téléphone à son contact chez Weber Data Service, généralement pour résoudre des erreurs d’utilisation et parfois pour mettre en œuvre des mises à jour et des extensions du système. Ce n’est qu’en février que Steinweger a introduit l’envoi électronique des factures de cette manière. « Avec DISPONENTplus, nous pouvons faire beaucoup nous-mêmes, ce qui est soutenu par Weber Data Service et permet d’économiser des coûts considérables », souligne Steinweger, qui possède de solides connaissances en programmation.

Accélération des paiements

L’envoi électronique des factures a été demandé par certains clients, qui souhaitent simplifier leurs processus internes. Pour Lensker, cette nouvelle méthode entraîne des économies sur les frais de port et le papier, compte tenu des jusqu’à 800 factures mensuelles. De plus, les factures arrivent plus rapidement à destination, ce qui accélère également le processus de paiement. Seule une partie des clients ne souhaite pas renoncer au papier et insiste pour recevoir les documents sous forme traditionnelle.
L’envoi électronique se fait via le serveur Jasper Reports installé chez Lensker. Jasper Reports est une partie intégrante de DISPONENTplus et un outil de rapport Java open-source qui permet d’exporter des rapports au format PDF, HTML, Word, Excel et de nombreux autres formats, de les afficher à l’écran ou de les imprimer.
Weber Data Service a élaboré des modèles de conception uniformes et clairs pour les principaux formulaires de transport et d’entrepôt, qui peuvent être facilement adaptés par les clients. « J’ai un accès complet à tous les formulaires et je peux faire beaucoup moi-même », confirme Steinweger, qui gère et adapte, entre autres, les factures, les ordres de collecte, les lettres de transport et les borderaux avec le générateur de formulaires. Il a appris à utiliser le logiciel par lui-même.

Planification graphique des tournées

La transition vers l’envoi électronique des factures a pris trois mois au total chez Lensker et a été réalisée par Tobias Steinweger presque seul en parallèle de son activité de planificateur. Dans le cadre de ses activités quotidiennes, il planifie avec un collègue 30 à 35 tournées, qui sont principalement effectuées avec des camions de l’entreprise et en partie vendues via des bourses de fret. Ce processus est également soutenu par DISPONENTplus. La planification des tournées assistée graphiquement montre tous les lieux de destination de manière claire dans une vue cartographique.
La gestion documentaire intégrée DISPONENT E-Akte facilite également les choses ici. Cela permet aux utilisateurs d’accéder à tous les documents qui ont été traités électroniquement avec le TMS ou un autre système. Tout document jugé pertinent peut être numérisé et associé à un ou plusieurs enregistrements dans DISPONENTplus. Tous les justificatifs, bons de livraison, bons de palettes, reçus de livraison, bordereaux de pesée ou ordres de transport stockés électroniquement peuvent ensuite être facilement et rapidement retrouvés.
En plus des deux planificateurs, deux autres collègues des départements comptabilité et service client travaillent avec le TMS de Weber Data Service et créent par exemple des offres de fret. Si celles-ci sont retenues, il suffit de les appeler et de les transformer en ordres de transport.

Prochaine étape d’expansion

Conclusion : Avec l’envoi électronique des factures, la société de transport Lensker a fait un grand pas vers la numérisation complète de tous ses processus. Dans la prochaine étape d’expansion, les bons de livraison doivent également être transmis en ligne aux clients. Après Corona, cela continue.

Contexte : Alois Lensker GmbH Spedition

La société de transport Lensker est un prestataire logistique de taille moyenne avec 55 employés et siège à Stadtlohn dans le Münsterland occidental. L’entreprise familiale exploite sa propre flotte avec douze camions articulés, deux camions à plusieurs essieux et onze camions de distribution, avec lesquels la plupart des transports sont effectués en auto-entreprise. Son portefeuille comprend des chargements partiels et complets ainsi que des transports de marchandises. De plus, Lensker dispose d’environ 3 400 mètres carrés d’espace de stockage, dont 1 600 mètres carrés sont couverts. Un lave-auto pour camions, qui peut également être utilisé pour des véhicules étrangers, complète l’offre de services.
www.spedition-lensker.de
www.weberdata.de