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Ahorro de costos y tiempo de hasta el 80 por ciento en el procesamiento de pedidos, órdenes de transporte, requerimientos de pago y mucho más. Lo que suena prometedor ha sido resuelto por la startup de Colonia Evy Solutions con la ayuda del software inteligente basado en IA Evy Xpact. Lo especial de la solución es su enfoque basado en texto, gracias al cual se pueden extraer y clasificar información relevante incluso de datos no estructurados.
(Köln) Cada día, las empresas reciben una gran cantidad de documentos, cuyo procesamiento manual es propenso a errores y consume mucho tiempo y recursos. Las empresas que utilizan el software basado en IA de Evy Solutions se benefician de un grado de automatización de casi el 100 por ciento, así como de un ahorro de costos y tiempo de hasta el 80 por ciento en el procesamiento de documentos.
Evy Solutions fue fundada en 2017 por Michael Vogel y Arian Storch. En ese momento, ya se habían invertido diez años de desarrollo en la idea original del producto: una aplicación basada en la inteligencia artificial desarrollada por el mismo Arian Storch. «Queríamos realizar una aplicación que uniera documentos del mundo analógico y digital. No importa si son cartas o correos electrónicos, todo agrupado, clasificado y asignado correctamente en una aplicación», recuerda el fundador y director general Arian Storch. «Pero en lugar de esta solución completa B2C, recibimos consultas de áreas específicas del sector B2B.» Así que la startup descompuso la aplicación en sus módulos individuales en 2018 y los desarrolló más: Evy Xpact nació y comenzó a operar en 2020. Hoy en día, muchas empresas de renombre forman parte de la base de clientes de Evy Solutions, incluyendo ABB robotics, creditreform o Hans Ihro GmbH.
IA hecha en Alemania – lista para usar y 100 por ciento conforme al RGPD
La solución destaca por su alta velocidad de aprendizaje. Mientras que una IA común necesita alrededor de 100,000 documentos para «aprender» un caso de cliente correspondiente, Evy Solutions solo necesita entre 50 y 100 documentos para el mismo caso. Esto asegura que los clientes puedan trabajar de manera integral con Evy Xpact en un tiempo muy corto, entre cuatro y seis semanas. La IA desarrollada internamente «hecha en Alemania» garantiza además una conformidad total con el RGPD. Todos los datos se alojan y procesan dentro de Alemania.
Módulos flexibles para diferentes áreas de aplicación
Otra gran ventaja es que Evy Xpact puede procesar una variedad de tipos y formatos de documentos. Esto incluye órdenes de transporte, albaranes, pedidos, declaraciones fiscales, contratos, informes de daños o certificados de fábrica. Dependiendo del caso de uso, el producto se puede construir de manera flexible a partir de los módulos individuales: desde la clasificación, ordenación y archivo de documentos, hasta la separación de contenido de documentos por lotes, extracción de información o verificación de los contenidos extraídos y, si es necesario, enriquecimiento con información faltante, hasta la búsqueda semántica de contenidos y conexiones, Evy Xpact cubre todas las áreas en un sistema modular.
El equipo fundador de Evy Solutions (de izquierda a derecha): Arian Storch y Michael Vogel
El equipo fundador de Evy Solutions (de izquierda a derecha): Arian Storch y Michael Vogel
División en tres categorías de productos específicas del sector
La pausa en las ferias impuesta por la pandemia de Corona ha sido utilizada sabiamente por la empresa, que durante los meses de confinamiento examinó detenidamente sus áreas de clientes y, como resultado, dividió su solución en tres variantes de producto que ahora son más accesibles y rápidas de implementar para los respectivos grupos objetivo.
- Xpact Logistics se dirige a empresas de transporte y logística y asegura, entre otras cosas, una captura y procesamiento completamente automatizados de órdenes de transporte, documentos aduaneros o albaranes.
- Xpact Production asegura en la industria manufacturera un procesamiento completamente automático de pedidos, reclamaciones y mucho más.
- Xpact Office es ideal para la asignación y procesamiento de documentos de clientes de seguros y despachos, por ejemplo: archivos de personal, requerimientos de pago o informes de daños.
El software Xpact Logistics en detalle
El procesamiento de órdenes de transporte es un tema complicado para muchas empresas de logística y transporte. Esto consume tiempo, requiere personal y a menudo es propenso a errores.
La solución de software Xpact Logistics permite un procesamiento completamente automatizado de órdenes de transporte. Gracias a la inteligencia artificial desarrollada internamente, el software de Evy Solutions puede extraer, independientemente del diseño, la información necesaria para el procesamiento de las órdenes de transporte (por ejemplo, número de cliente). Además, ofrece una validación y enriquecimiento de la información con datos del sistema de la empresa. Así, al final, el empleado solo es informado sobre el procesamiento y archivo exitoso de la orden de transporte.
De este modo, las empresas no solo ahorran tiempo, sino también costos. Además, se alivia a los empleados y se reduce la tasa de errores.
Así funciona el procesamiento completamente automático: Ejemplo de órdenes de transporte
En el primer paso del flujo de trabajo, Xpact supervisa automáticamente la entrada de documentos (por ejemplo, bandeja de entrada de correo electrónico), clasifica los documentos entrantes y filtra las órdenes de transporte. Todos los demás documentos se pueden redirigir a otros departamentos a solicitud o permanecer sin ser tocados por el software. A continuación, el software extrae la información deseada de la orden de transporte (por ejemplo, número de cliente, peso, tamaño, etc.) y la verifica, si se desea, en cuanto a su exactitud y completitud.
Para ello, Evy Xpact compara los datos con el sistema de la empresa, los valida y, si es necesario, los enriquece con datos maestros. Si toda la información es correcta y completa, se archiva en el sistema ERP/TMS existente de la empresa y se informa a los empleados responsables sobre el procesamiento exitoso o se ejecuta la orden de transporte. Si la información no es correcta, el software la envía automáticamente al responsable para su revisión manual.
Desde la solicitud hasta la aprobación en menos de un minuto
Hans Ihro GmbH utiliza el análisis de documentos basado en IA de Evy Solutions para la captura de órdenes de transporte. Durante más de 50 años, la empresa de transporte familiar Hans Ihro ha garantizado con éxito órdenes de transporte sin problemas. Entre los clientes del grupo empresarial de tamaño medio se encuentran muchos fabricantes líderes en los sectores de automoción, materiales de construcción, embalaje, construcción de máquinas e instalaciones.
Por lo tanto, no es sorprendente que los especialistas en logística reciban más de 350 órdenes de transporte diariamente. Capturar un pedido solía tardar un promedio de tres minutos, y en el departamento central de captura de Hans Ihro, dos empleados estaban completamente ocupados. Gracias al inteligente software basado en IA «Xpact Logistics», la empresa de transporte ha podido reducir el tiempo dedicado a esta tarea monótona en dos tercios. Los empleados están contentos con el tiempo liberado, que ahora está disponible para el procesamiento de tareas más desafiantes.
La empresa de transporte Hans Ihro GmbH utiliza Xpact Logistics de Evy Solutions para el procesamiento de documentos (© Hans Ihro)
Planes de crecimiento: expansión por toda Europa
La empresa tiene mucho por delante: Al preguntar sobre sus planes futuros para los próximos años, los dos fundadores mencionan el despliegue de sus soluciones en el mercado europeo como el próximo objetivo. Y también en los EE. UU., Evy Solutions ya ha echado raíces.
Foto del título: © Loginfo24/Adobe Stock
Otras fotos y gráficos: © Evy Solutions o Hans Ihro GmbH
