Rhenus adquiere el proveedor de logística croata Log Adria
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26/07/2021 a las 16:17Cada proveedor y cada empresa son únicos en su forma de trabajar. Los diferentes procesos y equipos requieren diferentes requisitos, y la forma en que las empresas de logística mantienen una relación exitosa con sus proveedores varía. Una cosa que permanece constante, independientemente del proveedor, es la necesidad de un proceso de incorporación integral y positivo para los proveedores.
Por: Uwe Stroh
(Fráncfort del Meno) Una forma de garantizar la consistencia del proceso de incorporación es crear una lista de verificación general. Si bien cada experiencia específica puede requerir algunos ajustes, esta directriz básica ayuda a asegurar que las empresas sigan las mejores prácticas y que los proveedores comiencen con el pie derecho.
Etapa 1: Evaluación
Para que una relación pueda ser exitosa, ambas partes deben evaluarse mutuamente de manera exhaustiva. Conocer el historial de éxito, el desarrollo financiero y el cumplimiento normativo del proveedor ayuda a las empresas de logística a determinar si una asociación es beneficiosa. Quieren asegurarse de que su socio comercial sea confiable y pueda cumplir con los requisitos específicos. Cuando las empresas comienzan a evaluar a los proveedores, deben revisar lo siguiente:
- Historial de desempeño del proveedor
- Pruebas de sostenibilidad y su relevancia
- Solvencia y datos financieros
- Cumplimiento de las regulaciones de la industria y normativas regionales pertinentes
Además, las empresas deben crear un código de ética que sea firmado obligatoriamente por el proveedor.
Etapa 2: Requisitos y aprobaciones
La evaluación muestra que una asociación sería beneficiosa. Ahora es el momento de negociar los requisitos específicos. En esta fase, las empresas y el proveedor deben comunicarse de manera transparente sobre sus expectativas. Esta comunicación directa ayuda a gestionar las expectativas y a responsabilizar el proceso. Todas las partes necesitan una comprensión clara de las responsabilidades de cada miembro. Las empresas deben establecer todas las cadenas de mando para aprobaciones o puntos de contacto necesarios. Lista de verificación de incorporación:
- Alcance de los requisitos
- Todos los cronogramas de anticipación
- Procesos y requisitos de pedido
- Matriz de precios
- Términos de pago o crédito
- Normas de entrega
- Capacitación requerida
La lista contiene información general. Las industrias específicas pueden requerir requisitos y aprobaciones adicionales. Asimismo, la lista de verificación de incorporación específica puede verse diferente o contener requisitos únicos.
En algunas situaciones, los proveedores pueden necesitar un proceso de requisitos y aprobaciones más intensivo. Para estos proveedores de mayor valor o estratégicos, las empresas deben incluir puntos adicionales en su lista de verificación. Si la lista es muy detallada y extensa, es sensato nombrar a un representante que guíe al proveedor a través del proceso.
Etapa 3: Recopilación de datos e información del proveedor
Un portal en línea ofrece la fiabilidad y eficiencia para una incorporación rápida. Los proveedores pueden ingresar sus datos aquí y acelerar el proceso de incorporación. Ambas partes tienen acceso a los datos en todo momento. Esto crea transparencia y confianza, y mejora la organización general. La siguiente información debe estar presente al menos:
- Nombre, correo electrónico y detalles de contacto individuales
- Todos los documentos de licencia requeridos
- Todos los contactos adicionales del proveedor y sus títulos
Aclarar la disponibilidad de la información del proveedor
Cualquiera que esté involucrado en el proceso debe tener acceso a la información del proveedor y conocer las políticas de cumplimiento, así como los puntos de contacto. Esto incluye, entre otros:
- Representante de atención al cliente
- Personal de compras
- Jefe del almacén
- Todas las áreas relevantes
A menos que la información del proveedor sea altamente sensible o que el proveedor en cuestión sea un socio estratégico, se recomienda comunicar toda la información de manera transparente. Para un proceso de entrega exitoso, las empresas deben asegurarse de que ofrecen la capacitación necesaria y responden a las preguntas abiertas.
Consejo: Documento FAQ
Incluir las preguntas más frecuentes en un documento FAQ para utilizarlas en futuras capacitaciones y revisar las pautas iniciales periódicamente.
El proceso de incorporación es el primer paso hacia una nueva asociación con un proveedor. Es importante para ambas partes crear una experiencia positiva. Las asociaciones sólidas comienzan con expectativas claras y comunicación honesta. Con la ayuda de la lista de verificación, las empresas de logística pueden asegurarse de que están llevando a cabo un proceso de incorporación exhaustivo para sus proveedores.
Lista de verificación para la incorporación de proveedores (en inglés): https://hub.tradeshift.com/supplier-management/supplier-onboarding-checklist
Uwe Stroh, Ingeniero Diplomado FH, Director de Ventas DACH y Europa del Este en Tradeshift. Experiencia en liderazgo en diversas industrias (incluidas telecomunicaciones y TI).
Tradeshift publica trimestralmente el «Índice de Salud del Comercio Global». Recientemente se ha publicado el índice actual para el segundo trimestre de 2021:
