El fabricante de artículos deportivos Puma apuesta por TMS Winsped de LIS

La revisión manual de las facturas de carga consume recursos valiosos y es propensa a errores, un desafío que PUMA quería abordar de manera específica en su sede central en Herzogenaurach. La empresa emplea a 22,000 personas en todo el mundo y generó en 2024 un volumen de negocios anual de 8.8 mil millones de euros. Su red logística global se extiende por 120 países.

(Greven/Herzogenaurach) La distribución de mercancías requiere un sistema correspondiente complejo con altas exigencias de eficiencia y transparencia. Para automatizar especialmente la revisión de las facturas de carga, PUMA Central Europe y PUMA Retail optaron por el sistema de gestión de transporte (TMS) WinSped de LIS Logistische Informationssysteme GmbH. Desde febrero, permite la revisión de facturas basada en el sistema, la asignación automática de tarifas de carga y la rápida identificación de discrepancias. El resultado: ya en la primera fase de expansión, una mayor transparencia y un ahorro de tiempo notable alivian las operaciones diarias.

En la sede global en Herzogenaurach, Marco Amling trabaja en la venta al por mayor para Central Europe: «A través de nuestros socios comerciales, atendemos el mercado de manera integral, con un volumen y una frecuencia elevados.» Una logística fluida, transparente y escalable es crucial para abastecer de manera confiable a grandes clientes y numerosos clubes deportivos con el portafolio completo de productos.

Para gestionar también la parte comercial de estos procesos de manera eficiente, PUMA buscaba una solución automatizada para la revisión de facturas de carga. El objetivo era poder revisar las facturas entrantes en flujos de mercancías de este tamaño de manera más rápida, precisa y escalable. «No solo apostamos por la transparencia y los procesos automatizados en el flujo físico de nuestras centros de distribución, sino también en el manejo comercial», explica Amling. La empresa deportiva decidió, tras un análisis de mercado cuidadoso, optar por la versión web del sistema de gestión de transporte (TMS) WinSped de LIS.

Solución digital para el control de costos de carga

A principios de año, PUMA Central Europe y PUMA Retail reciben las tarifas de carga de las empresas de transporte, desglosadas por países de destino y códigos postales. Se trata de aproximadamente ocho a diez facturas entrantes por semana, en las que se agrupan los costos de transporte para alrededor de 600 envíos. En este proceso, se debe verificar, por ejemplo, si los costos facturados para una cierta cantidad de palets en una región determinada eran correctos. Con la introducción de WinSped, este proceso se lleva a cabo en gran medida de manera automatizada. Las tarifas de carga proporcionadas, así como diversos costos adicionales que puedan surgir, como la notificación, el almacenamiento o una segunda entrega, se almacenan de manera estándar en el sistema. Al recibir una factura de transporte, se realiza automáticamente una comparación con las condiciones almacenadas previamente. El software verifica si la factura es correcta y muestra cualquier discrepancia. En caso de discrepancias, se aclara con la empresa de transporte correspondiente. De esta manera, el software de LIS garantiza una eficiencia y transparencia significativamente mayores en el proceso de facturación.

La decisión a favor de la solución de LIS se basó no solo en la funcionalidad, sino también en la adaptabilidad flexible a los requisitos de PUMA. «WinSped funciona de manera muy confiable en la práctica, por lo que queremos integrar el sistema aún más en nuestros procesos en el futuro», dice Amling, quien es responsable del proyecto en PUMA Central Europe para la implementación del TMS. Hasta ahora, el sistema se utiliza principalmente para la revisión de las facturas de carga de un transportista central en el área mayorista, es decir, donde se genera el mayor volumen de envíos. Pero también se ha conectado al sistema otro transportista en el segmento minorista, que es responsable del suministro de las tiendas PUMA en toda Europa. «A medio plazo, planeamos integrar a transportistas adicionales en la revisión automatizada de facturas y utilizar más módulos, como el seguimiento de envíos», dice Amling. El objetivo es utilizar WinSped gradualmente como una plataforma integral para la gestión y control del transporte, que se utilice de manera interdepartamental.

Ayuda rápida, comunicación clara, tecnología estable

Cuando en febrero el nuevo TMS se pone en marcha para PUMA, Amling ha pasado por una intensa fase de introducción al sistema. «La fase de implementación fue acompañada por dos personas de contacto fijas de LIS, que no solo convencieron con su competencia profesional, sino también con su rápida capacidad de respuesta, fiabilidad y comunicación abierta», dice Amling. La colaboración fue siempre agradable y cooperativa.

También en términos de facilidad de uso, WinSped destaca: la interfaz está diseñada de manera clara, el sistema es estable y confiable. Actualmente, la herramienta es utilizada por empleados centrales en el área de revisión de facturas, y se está planificando una expansión a otros colegas a través de capacitaciones internas.

Aumento de eficiencia con perspectiva

Desde la introducción, la forma de trabajar en la revisión de facturas de carga en PUMA Central Europe y PUMA Retail ha cambiado significativamente: las revisiones se llevan a cabo cada vez más de manera automatizada, los procesos están estandarizados y se minimizan las fuentes de error. La comparación automatizada con las tarifas de carga almacenadas hoy en día proporciona más transparencia, tiempos de procesamiento más rápidos y una mejor trazabilidad. Las consultas a las empresas de transporte se pueden aclarar de manera más específica y eficiente sobre la base de datos claramente estructurados.

«Con WinSped hemos encontrado una solución potente que cumple de manera confiable con nuestros requisitos y al mismo tiempo ofrece espacio para futuras ampliaciones», resume Amling. «La coordinación operativa con LIS ha sido desde el primer día asociativa, orientada a soluciones y caracterizada por un alto grado de profesionalismo. Vemos un gran potencial en el sistema para optimizar aún más nuestros procesos de transporte más allá de la revisión de facturas de carga.»

Foto: © Puma / Pie de foto: Sede de Puma en Herzogenaurach