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Al buscar un nuevo software, las empresas a menudo se enfrentan a un gran desafío. Coop probó diferentes sistemas de gestión de contenedores en un cuidadoso proceso de selección y finalmente optó por la solución BinMan® de LOGSOL. En septiembre de 2022, se invitó a los tres proveedores más prometedores a Basilea para presentar sus sistemas.
El pitch de LOGSOL convenció porque BinMan® ofrece muchas funciones estándar. Esto reduce considerablemente el esfuerzo para personalizaciones individuales. Dominik Hew, líder de proyecto del área de Pool de Ayudas de Transporte en Coop, resume: «El sistema actual THM2011 es un desarrollo propio basado en SAP y está llegando a sus límites. En particular, el mantenimiento del software y la integración de nuevas interfaces y funciones son un gran desafío en el sistema actual.» Con BinMan®, Coop eligió una solución en la nube que es profesionalmente ampliable y «sin embargo, se mantiene cerca del estándar para garantizar la capacidad de lanzamiento», enfatiza Robert Kunz, Product Owner y Senior Project Manager en LOGSOL.
La transición de THM2011 al nuevo sistema BinMan® significó una tarea desafiante que debía abordarse estratégicamente. «La diversidad, estructura y cantidad de datos a migrar fueron más complejas de lo que se pensaba», resume Dominik Hew. Inicialmente, tomó tiempo revisar y limpiar todos los datos. Este paso es necesario para garantizar una alta calidad de datos para BinMan®.
Diversas ampliaciones funcionales
El proyecto incluyó diversas ampliaciones funcionales de BinMan®, todas destinadas a aumentar la eficiencia y la facilidad de uso. Estas adaptaciones se desarrollaron en estrecha colaboración con los departamentos de Coop para tener en cuenta requisitos específicos y optimizar el uso. Un aspecto central fue la integración de BinMan® en la infraestructura de TI existente. Para ello, se programaron interfaces con el sistema ERP de Coop y con el sistema de gestión de contenedores de un gran proveedor.
Como otro componente importante, el equipo de LOGSOL implementó un inicio de sesión único (SSO). Esto significa que los usuarios solo necesitan iniciar sesión una vez y obtienen acceso a varios sistemas. La considerable facilidad para los usuarios es evidente, al mismo tiempo que la función mejora la seguridad y la gestión de los derechos de acceso. Robert Kunz se expresa positivamente sobre el progreso: «Gracias al enfoque ágil, fue una interfaz que funcionó muy rápida y bien.»
La solución técnica por sí sola no garantiza el éxito del proyecto; este depende en gran medida de la colaboración ágil entre Coop y LOGSOL. Robert Kunz explica: «Para nosotros era importante poder reaccionar de manera flexible a cambios y nuevos requisitos. En la gestión de proyectos ágil, dividimos el proyecto en secciones más pequeñas, llamadas sprints, y ajustamos continuamente la planificación a los desarrollos actuales.»
Dominik Hew también destaca las ventajas: «En Coop ya trabajamos de manera ágil en muchos proyectos, por lo que nos alegró mucho que LOGSOL también siguiera este enfoque.»
Capacitación efectiva de empleados y gestión del cambio
En el futuro, más de 350 proveedores y más de 1,000 usuarios internos trabajarán con BinMan®. El enfoque de capacitación flexible de LOGSOL incluye, además de simulaciones prácticas, juegos de rol y presentaciones en el lugar, también videos.
Para facilitar la transición del sistema, se desarrolló un concepto de soporte en múltiples niveles que ofrece a todos los usuarios el punto de contacto adecuado. «Además, se planea una ‘fase de hiper cuidado’ en la que LOGSOL estará más disponible después de la transición», dice Robert Kunz.
Para una estrategia de capacitación exitosa, son necesarias adaptaciones continuas. Para ello, se recopila constantemente la retroalimentación de los participantes para optimizar los métodos y garantizar que todos los empleados estén efectivamente preparados para BinMan®.
La estrecha colaboración entre LOGSOL y Coop ha demostrado ser la clave del éxito del proyecto. Jonathan Giger, subdirector del proyecto de TI en Coop, elogia especialmente la experiencia en el área de logística: «LOGSOL entiende los procesos y desarrolla el software logístico en consecuencia. Eso nos ha ayudado mucho.»
También todos los involucrados en el proyecto valoran la comunicación abierta. Cuong Tang, líder del proyecto de TI, destaca: «LOGSOL fue honesto desde el principio y no hizo falsas promesas. Nos dijeron directamente cuando un plazo era demasiado ajustado.»
Base para procesos más eficientes
En marzo de 2025, el sistema antiguo debería ser completamente reemplazado. «Habrá un ‘Big Bang’ en el que se apagará el antiguo software y se pondrá en funcionamiento BinMan® de manera fluida», explica Robert Kunz. Con la introducción de BinMan®, Coop no solo establece la base para procesos más eficientes, sino que también se enfrenta a las demandas de una logística cada vez más digitalizada y conectada. LOGSOL se complace en ser parte de esta historia de éxito y en seguir siendo un socio confiable para Coop en el futuro.
Foto: © Logsol
