La factura electrónica en el comercio B2B será obligatoria a partir de enero de 2025

A partir del 1 de enero de 2025, la factura electrónica – también llamada E-factura – será obligatoria para las empresas en el comercio B2B, por supuesto también en el sector logístico, que es especialmente intensivo en facturación. Se deben cumplir urgentemente ciertos formatos: el simple envío de un documento PDF no es suficiente.

(Ostfildern) La empresa de software Planat ya ha equipado su solución ERP FEPA, desarrollada específicamente para empresas manufactureras, con la función de procesamiento de facturas electrónicas. De este modo, los clientes pueden representar los procesos de facturación de manera conforme a la ley, tanto ahora como en el futuro. «En esta transición, además de la obligación, también hay una oportunidad. La digitalización del procesamiento de facturas representa procesos más rápidos con mayor eficiencia y va de la mano con la digitalización general en las empresas. Las facturas pueden ser procesadas más rápida y eficientemente», dice Pierre Mayer, director comercial de Planat. Con FEPA, la empresa ofrece una de las soluciones ERP estándar más importantes para empresas con producción propia, principalmente en la construcción de máquinas e instalaciones, metalurgia, electrónica y tecnología eléctrica, así como en la industria automotriz.

Digitalizar procesos documentales

En general, las empresas deberían ver una digitalización amplia de sus propios procesos documentales como un objetivo importante: «Los datos y un acceso rápido a la información son de gran importancia para cada empresa. Un sistema ERP, utilizado junto con una gestión documental, forma una base de conocimiento valiosa que hace que los procesos empresariales sean significativamente más rápidos y eficientes. Representar electrónicamente, como en el caso de las facturas entre empresas, es solo lógico y promueve la estandarización. Al mismo tiempo, los procesos de aprobación también pueden ser representados directamente de manera digital», continúa Pierre Mayer. La Unión Europea y el gobierno federal también esperan, con la introducción de la obligación de la E-factura, entre otras cosas, aumentos en la eficiencia, ahorros de costos y una mejor huella ambiental en comparación con los procesos en papel. Además, los documentos electrónicos pueden ser evaluados automáticamente, lo que facilita, entre otras cosas, la lucha contra el fraude del IVA. Sin embargo, las empresas que trabajan con una solución ERP obsoleta están bajo presión: solo con parches y un gran esfuerzo se puede representar aquí la factura electrónica. «Desde la introducción de ZUGFeRD y XRechnung, hemos estado trabajando en integrar procesos de facturación digitales dentro de nuestra solución de software, para poder ofrecer a nuestros clientes, además de la optimización de procesos, también seguridad para el futuro. Los usuarios de soluciones antiguas deberían informarse sobre cómo está la integración de tales cambios legales en su propio sistema ERP», dice el experto en ERP Pierre Mayer al respecto.

Plazos para la transición

A partir del 1 de enero de 2025, las empresas deben ser capaces de procesar y archivar de manera segura las facturas electrónicas. Hasta finales de 2026, hay algunas regulaciones transitorias: si el destinatario de la factura está de acuerdo, se pueden seguir utilizando facturas en papel o facturas electrónicas en otros formatos (por ejemplo, PDF). Las empresas con una facturación anual inferior a 800.000 euros tienen incluso un año más de tiempo. Sin embargo, es recomendable, a pesar de los plazos transitorios, preparar ya la transición y adaptar los sistemas ERP utilizados al estándar. El formato electrónico estructurado permite el procesamiento automático de la factura y debe cumplir con los requisitos de la norma europea CEN EN 16931.

Formato para el procesamiento automático

Esto significa que las E-facturas no pueden ser enviadas simplemente como un documento PDF o Word al destinatario de la factura, sino en un formato que pueda ser procesado automáticamente. «Para ello, hemos integrado completamente este estándar en nuestra solución ERP FEPA y estamos en condiciones de generar y procesar facturas en un formato conforme a la ley a partir de ahora», resume el director comercial de Planat, Pierre Mayer.

Foto: © Planat