inTime se centra en la optimización de procesos con Newtron

Las cadenas de suministro ágiles son un factor decisivo de éxito en la fabricación. Siempre que hay prisa, entran en juego los transportes especiales de inTime Express Logistik. Pero no solo los transportes del líder del mercado europeo, también sus procesos de solicitud deben ser rápidos y eficientes. inTime se apoya en las soluciones EDI de Newtron para su optimización y automatización.

(Dresde/Isernhagen) inTime es el líder del mercado europeo en el ámbito de la logística ágil. Lo que esto significa concretamente lo explica Holger Siegmann, jefe de gestión de proyectos y digitalización: «Nuestro enfoque está en los transportes directos y especiales, es decir, transportes fuera de los servicios regulares. Esto significa que inTime se encarga en el ámbito B2B de transportes que son urgentes y apremiantes.» Siegmann añade: «Estamos organizados de manera muy ágil y nuestros procesos se diferencian claramente de los de una empresa de transporte normal.» ¿Un transporte urgente que debe ser recogido hoy y llegar al destino esa misma noche? No hay problema para inTime.

Esta agilidad es especialmente valorada y exigida por uno de los clientes más importantes en el sector de la industria automotriz y de maquinaria. Solo a través de la plataforma comercial de Newtron, la empresa gestiona diariamente licitaciones en cifras de tres dígitos. Esta cantidad de solicitudes es motivo de alegría, pero también debe ser procesada de manera oportuna y dentro de los plazos establecidos.

Holger Siegmann informa: «Debido a la alta urgencia, solo tenemos ventanas de tiempo muy cortas para presentar ofertas. Dado que las licitaciones a menudo llegan de manera paralela, a veces solo quedan dos o tres minutos para reaccionar.» Minutos valiosos, si se considera que la solicitud debe ser procesada en este breve período tanto en el sistema ERP propio como en la plataforma comercial de Newtron. Steffen Roloff, jefe de desarrollo de software de TI en inTime, añade: «Cuando se hizo cada vez más evidente que las solicitudes a través de la plataforma de Newtron estaban aumentando, reaccionamos rápidamente y dijimos que necesitábamos una interfaz y contactamos a Newtron.»

Procesos y requisitos definidos de antemano

Antes del inicio del proyecto con Newtron, inTime ya había realizado un importante trabajo preparatorio: se definieron de antemano los procesos y se recopilaron los requisitos de los departamentos especializados, así como los requisitos técnicos para la interfaz y la transmisión de datos. La inversión ha valido la pena, porque ya dos meses después del inicio del proyecto y la posterior fase de prueba, todos los procesos de licitación se llevaban a cabo de manera automatizada: «Los datos de solicitud, que antes se procesaban en la plataforma de Newtron, ahora se transfieren directamente al ERP de inTime y también la notificación de la propuesta de precio y la posterior adjudicación del proveedor se realizan ahora a través de nuestro sistema», explica Steffen Roloff. También los datos de los vehículos para cada transporte especial se transmiten ahora de manera automatizada y sin interrupciones a los clientes.

El equipo EDI de Newtron está muy familiarizado con las interfaces. Hay pocos sistemas que el equipo interno de Newtron no pueda conectar. Sin embargo, este proyecto fue especial para el consultor senior EDI responsable del proyecto, Christian Otten: «La tarea era reunir diferentes formularios para diversos procesos de entrada y salida en un solo mapa, todo ello, por supuesto, sin pérdida de información.» Ambas partes elogian la buena colaboración en el proyecto: acuerdos de manera rápida, reacciones rápidas de ambas partes y, si es necesario, correcciones, han asegurado un aterrizaje exitoso en la implementación.

Procesos de solicitud tan ágiles como los transportes especiales

El proceso de solicitud de inTime es ahora tan ágil como los transportes especiales mismos y el éxito de la automatización no solo es palpable, sino también medible: Steffen Roloff estima que ahora se ahorran entre cinco y diez minutos de tiempo de procesamiento manual por pedido y añade: «Gracias a esto, hemos podido aumentar realmente nuestro volumen de pedidos.» Holger Siegmann agrega que con la automatización también se reduce de manera sostenible el riesgo de errores debido al procesamiento manual. Además, los equipos de los departamentos especializados ahora tienen recursos para tareas importantes y más relevantes en su área. «Un aspecto importante, también para contrarrestar la escasez de mano de obra en el sector», dice Siegmann.

Foto: © Kroesing Media Group // Dietrich Kühne