Böhls & Behncke se basa en Weber Data para el intercambio de datos

La empresa de transporte Böhls & Behncke trabaja en el área de carga consolidada con cinco socios de cooperación y la plataforma en línea Pamyra, cuyos datos de pedidos se reciben, procesan y envían en el formato correspondiente. El software DISPONENTplus no solo asegura un intercambio fluido, sino también una disposición y facturación optimizadas.

(Bielefeld/Lübeck) Para Nils Behncke, sigue siendo «impresionante que la transición haya funcionado tan bien». Se refiere a la adquisición de una nueva sucursal por parte de la empresa de transporte Böhls & Behncke, que tuvo efecto el 1 de septiembre de 2018. En esa fecha, el volumen de carga de la empresa se había más que duplicado.

«Hasta ahora, habíamos podido manejar la administración con un software programado a medida para la captura y facturación», recuerda Behncke, cuya empresa ya pertenecía a dos redes de carga antes de la adquisición. En ese momento, los datos de envío se ingresaban manualmente en los portales en línea de los socios logísticos.

Este esfuerzo ya no habría sido posible tras la expansión, ya que «de la noche a la mañana» también había que procesar los pedidos de otras dos cooperaciones. Desde entonces, el proveedor de logística con sede en Lübeck es socio de las redes de carga Sim Cargo, Online Systemlogistik, GVZ Nord y Cargo Trans Logistik (CTL). Además, existe una cooperación bilateral con Karl Jürgensen Autofernverkehr y Spedition KG, con sede en Schleswig. En total, se acumulan alrededor de 1,000 pedidos por semana.

Fortras es la base

Para cada red, existen reglas y regulaciones propias que deben tenerse en cuenta en la tramitación, la liquidación financiera y el intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange – EDI). Aunque en todos los casos se basa en el estándar EDI Fortras desarrollado para empresas de transporte de carga, debe adaptarse específicamente para cada cooperación.

En este contexto, Böhls & Behncke tuvo que automatizar y digitalizar sus procesos incluso antes de la adquisición. «Después de decidirnos por la compra de la sucursal, buscamos a principios de 2018 un sistema de gestión de transporte adecuado con alta competencia en EDI y buenas referencias del área de carga», recuerda Behncke. Tras un exhaustivo proceso de selección, en marzo se decidió por DISPONENTplus de Weber Data Service. «Además del software versátil, nos convenció el gran conocimiento detallado de nuestros contactos personales, que conocen el día a día del transporte por experiencia propia», señala Behncke.

Gran potencial

Dos meses después del inicio del proyecto, la empresa comenzó la fase de transición con un funcionamiento paralelo de cuatro semanas. «Después, pudimos cambiar a DISPONENTplus a tiempo para el 1 de septiembre y desde entonces solo trabajamos con él», informa Behncke, quien aprende nuevas funciones del software casi todos los días. «El software ofrece muchas posibilidades y se puede adaptar bien a las necesidades específicas», dice el director junior, que desde enero de 2020 forma parte de la dirección y ya representa la segunda generación de la empresa familiar.

Además del paquete básico de DISPONENTplus, Böhls & Behncke invirtió en módulos complementarios para la planificación y optimización de rutas, la disposición con mapa y la geocodificación de los puntos de parada. «De este modo, nuestros despachadores pueden ver todos los pedidos en un mapa de carreteras, lo que simplifica considerablemente el trabajo en el área de carga y mercancías», informa Behncke. Además, su empresa utiliza la gestión documental digital E-Akte y, para la manipulación de carga consolidada, la escaneado de naves también desarrollado por Weber Data Service.

Gestión de daños integrada

Con este equipamiento, Böhls & Behncke ha digitalizado casi todos los procesos: los datos de envío recibidos de los socios de cooperación a través de Fortras fluyen directamente al pool de pedidos, que se compara con los datos de código de barras de los dos escáneres de nave durante la manipulación del almacén. Si se detectan daños, estos se documentan con las cámaras integradas en los escáneres y se archivan junto con los datos de envío. «El sistema reconoce a qué red pertenece el envío según los números NVE y también asigna las fotos a los envíos según este número», explica Behncke. Sobre esta base, el daño se informa automáticamente al socio de cooperación correspondiente.

Mientras tanto, los despachadores distribuyen los pedidos mediante arrastrar y soltar en los 15 camiones de transporte local. Las rutas se envían luego por teléfono móvil a los respectivos vehículos, que cuentan con sistemas de telemática de AIS. «La interfaz entre DISPONENTplus y AIS funcionó de inmediato y no solo asegura un intercambio rápido de los recibos de entrega», enfatiza Behncke.

Otro efecto de la solución de telemática integrada es el nivel de ruido significativamente reducido en la oficina abierta. «Para preguntas sobre la ubicación actual de los vehículos y el progreso del envío, ya no se llama, sino que solo se hace clic», describe el empresario, quien también valora las funciones de facturación de su software de transporte: «Con DISPONENTplus se pueden representar todas las tarifas de envío individuales imaginables, sobre la base de las cuales se factura automáticamente». Esta característica es, además, un argumento importante en las conversaciones con posibles nuevos clientes.

Más pedidos a través de Pamyra

A pesar de los avances hasta ahora en la optimización de procesos, Behncke ve aún más potencial de mejora. «DISPONENTplus es una herramienta poderosa que estamos conociendo y aprendiendo a utilizar cada vez mejor con la ayuda de nuestros contactos en Weber Data Service». El último desarrollo se refiere a una interfaz con la plataforma de comparación y reserva Pamyra. A través de la startup de Leipzig, Böhls & Behncke quiere generar pedidos adicionales que luego pueden ser asumidos y procesados directamente por DISPONENTplus.

Foto: © Böhls & Behncke