Alpensped de Mannheim avanza hacia una oficina sin papel

Alpensped GmbH ha apostado desde principios de año por la gestión digital de documentos. En el primer paso, todos los subcontratistas han adoptado la solución desarrollada internamente por este operador logístico de tamaño medio. En este ámbito, toda la contabilidad ya se realiza completamente sin papel. El intercambio digital de documentos ahorra tiempo, costos y recursos

(Mannheim) Facturas, documentos de carga, recibos: la vida cotidiana en la empresa familiar de Mannheim Alpensped está marcada por innumerables documentos. «En el pasado, teníamos hasta 50,000 carpetas con varias páginas de papel cada una», explica el director general de Alpensped, Christian Faggin. Correspondientemente, los costos de archivo y administración, el consumo de papel y los costos de impresión eran muy altos. «Por eso, el año pasado nos pusimos un objetivo claro: queremos deshacernos de estas montañas de archivos», dice Faggin. Y lo haremos con apoyo de software.

Después de una investigación exhaustiva, los expertos logísticos de Mannheim decidieron no optar por una solución estándar, sino que apostaron por un desarrollo propio. De este modo, pudieron adaptar la solución a sus requisitos. El resultado es un portal web bilingüe, a través del cual los subcontratistas pueden cargar fácilmente sus documentos, que luego se procesan automáticamente y se archivan en archivos digitales. «Desde la primera planificación hasta el lanzamiento, no nos tomó ni un año», informa Faggin.

La automatización ahorra costos y tiempo

La transición de los subcontratistas tampoco tomó mucho tiempo. «Gracias a la intensa capacitación de nuestros expertos, todo estaba listo en tres semanas», recuerda Faggin. Hoy, ambas partes se benefician del procesamiento digital de los documentos: «El nuevo flujo de trabajo ahorra una gran cantidad de costos para todos los involucrados», dice el director general. Por ejemplo, al eliminar los costos de envío y reducir significativamente los gastos en impresión y papel. Además, el intercambio automatizado de documentos digitales contribuye a acelerar notablemente los procesos de trabajo y a mejorar la calidad.

Los recibos mal clasificados y los archivos extraviados son ahora parte del pasado, al igual que la búsqueda laboriosa de información relevante. «Gracias a la búsqueda por palabras clave, nuestros empleados ahora tienen acceso a toda la información con solo presionar un botón, incluso desde casa», señala Faggin. Un concepto de autorización protege los documentos contra accesos no autorizados. De este modo, cada empleado recibe exactamente la información que necesita. Además, se pueden supervisar de manera confiable acciones críticas de procesamiento, como la eliminación o el movimiento de documentos o archivos.

Después del exitoso inicio, Alpensped ya tiene en la mira la siguiente fase de expansión: en el futuro, también se conectarán los clientes al sistema. «Hemos desarrollado la solución de tal manera que se puedan agregar fácilmente más funciones individuales como módulos», explica Faggin.

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