Evy Solutions verkürzt die Erfassung von Transportdokumenten

Bis zu 80 Prozent Kosten- und Zeitersparnis bei der Abwicklung von Bestellungen, Transportaufträgen, Mahnbescheiden und vielem mehr. Was vielversprechend tönt, hat das Kölner Start-up Evy Solutions mithilfe der intelligenten, KI-basierten Software Evy Xpact gelöst. Das Besondere der Lösung ist ihr textbasierter Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen.

(Köln) In die Postfächer von Unternehmen flattern täglich Unmengen an Dokumenten, deren manuelle Verarbeitung fehleranfällig ist und viel Zeit sowie Ressourcen bindet. Unternehmen, die hierfür auf die KI-basierte Software von Evy Solutions setzen, profitieren von einem Automatisierungsgrad von nahezu 100 Prozent sowie von bis zu 80 Prozent an Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung.

Evy Solutions wurde 2017 von Michael Vogel und Arian Storch gegründet. Zu diesem Zeitpunkt waren bereits zehn Jahre Entwicklungszeit in die ursprüngliche Produktidee geflossen: eine App, basierend auf der von Arian Storch selbst entwickelten Künstlichen Intelligenz. „Wir wollten eine App realisieren, die Dokumente aus der analogen und digitalen Welt zusammenführt. Egal, ob Briefe oder Emails – alles gebündelt, klassifiziert und richtig zugeordnet in einer App“, erinnert sich Gründer und Geschäftsführer Arian Storch. „Doch dann haben statt dieser B2C-Komplettlösung einzelne Teilbereiche daraus Anfragen aus dem B2B-Bereich erhalten.“ Also hat das Start-up 2018 die App in ihre einzelnen Module zerlegt und diese weiterentwickelt: Evy Xpact war geboren und ging 2020 operativ an den Start. Mittlerweile zählen viele namhafte Unternehmen zum Kundenstamm von Evy Solutions – darunter ABB robotics, creditreform oder Hans Ihro GmbH.

KI made in Germany – schnell einsatzfähig und zu 100 Prozent DSGVO-konform

Die Lösung punktet mit hoher Lerngeschwindigkeit. Benötigt eine gewöhnliche KI beispielsweise rund 100.000 Dokumente, bis sie einen entsprechenden Kundefall „gelernt“ hat, so genügen Evy Solutions für den gleichen Fall 50 bis 100 Dokumente. Das sorgt dafür, dass die Kunden sehr schnell – binnen vier bis sechs Wochen – vollumfänglich mit Evy Xpact arbeiten können. Die selbstentwickelte KI „Made in Germany“ garantiert darüber hinaus eine lückenlose DSGVO-Konformität. Sämtliche Daten werden innerhalb Deutschlands gehostet und verarbeitet.

Flexible Module für unterschiedliche Anwendungsbereiche

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Evy Xpact eine Vielzahl an Dokumententypen und -formaten verarbeiten kann. Dazu zählen Transportaufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Steuerbescheide, Verträge, Schadensmeldungen oder Werkszeugnisse. Je nach Anwendungsfall lässt sich das Produkt darüber hinaus aus den einzelnen Modulen flexibel aufbauen: Von der Klassifizierung, Sortierung und Ablage der Dokumente über die inhaltliche Trennung von Batch-Dokumenten, Auslesen von Informationen oder Überprüfung der extrahierten Inhalte und ggf. Anreicherung mit fehlenden Informationen bis hin zur semantischen Suche nach Inhalten und Zusammenhängen deckt Evy Xpact alle Bereiche im Baukastensystem ab.

Das Gründerteam von Evy Solutions (v.l.n.r.): Arian Storch und Michael Vogel

Das Gründerteam von Evy Solutions (v.l.n.r.): Arian Storch und Michael Vogel

Aufteilung in drei branchenspezifische Produktkategorien

Die durch die Corona-Pandemie aufgezwungene Messepause hat das Unternehmen klug genutzt, während der Lockdown-Monate seine Kundenbereiche genau unter die Lupe genommen und als Ergebnis seine Lösung in drei Produktvarianten unterteilt, die jetzt für die jeweiligen Zielgruppen noch besser greifbar und schneller einsatzbereit sind.

1. Xpact Logistics richtet sich an Transport- und Logistikunternehmen und sorgt u.a. für eine vollautomatisierte Erfassung und Bearbeitung von Transportaufträgen, Zollpapieren oder Lieferscheinen
2. Xpact Production sorgt im produzierenden Gewerbe für eine vollautomatische Abwicklung von Bestellungen, Reklamationen u.v.m.
3. Xpact Office eignet sich ideal für die Zuordnung und Verarbeitung von Mandantendokumenten von Versicherungen und Kanzleien, z.B.: Personalakten, Mahnbescheide oder Schadensmeldungen.

Die Software Xpact Logistics im Detail

Die Verarbeitung von Transportaufträgen – ein leidiges Thema vieler Logistik- und Transportunternehmen. Diese kostet Zeit, bindet Mitarbeiter und ist oftmals fehleranfällig.

Die Softwarelösung Xpact Logistics ermöglicht eine vollständig automatisierte Verarbeitung von Transportaufträgen. Mittels der selbstentwickelten Künstlichen Intelligenz kann die Software von Evy Solutions, völlig unabhängig vom Layout, aus Transportaufträgen die Informationen auslesen, die zur Verarbeitung benötigt werden (z. B. Kundennummer). Zudem bietet sie eine Validierung und Anreicherung der Informationen mit Daten aus dem System des Unternehmens. So wird der Mitarbeitende am Ende nur über die erfolgreiche Verarbeitung und Ablage des Transportauftrags informiert.

Damit sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Zudem werden Mitarbeitende entlastet und die Fehlerquote wird gesenkt.

So funktioniert die vollautomatische Verarbeitung: Beispiel Transportaufträge

Im ersten Schritt des Workflows überwacht Xpact den Dokumenteneingang (z.B. E-Mail-Postfach) automatisch, klassifiziert die eingehenden Dokumente und filtert die Transportaufträge heraus. Alle weiteren Dokumente werden auf Wunsch in andere Abteilungen weitergeleitet oder bleiben von der Software unberührt. Nachfolgend liest die Software die gewünschten Informationen aus dem Transportauftrag heraus (z.B. Kundennummer, Gewicht, Größe etc.) und prüft sie auf Wunsch bzgl. Richtigkeit und Vollständigkeit.

Dazu gleicht Evy Xpact die Daten mit dem System des Unternehmens ab, validiert sie und reichert sie ggf. mit Stammdaten an. Sind alle Informationen korrekt und vollständig, werden sie im bestehenden ERP/TMS-System des Unternehmens abgelegt und die zuständigen Mitarbeiter über die erfolgreiche Bearbeitung informiert bzw. der Transportauftrag ausgeführt. Sind die Informationen nicht korrekt, schickt sie die Software automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter zur manuellen Überarbeitung.

Von der Anfrage bis zur Freigabe in unter einer Minute

Die Hans Ihro GmbH setzt bei der Erfassung von Transportaufträgen auf KI-gestützte Dokumentenanalyse von Evy Solutions. Seit über 50 Jahren sorgt die familiengeführte Spedition Hans Ihro erfolgreich für reibungsfreie Transportaufträge. Zu den Kunden der mittelständischen Unternehmensgruppe zählen viele marktführende Hersteller aus den Bereichen Automotive, Baustoffe, Verpackung, Maschinen- und Anlagenbau.

So wundert es nicht, dass bei den Logistik-Spezialisten täglich über 350 Transportaufträge eingehen. Einen Auftrag zu erfassen, dauerte bislang im Schnitt drei Minuten, und in der zentralen Erfassungsabteilung bei Hans Ihro waren damit zwei Mitarbeiter vollzeitbeschäftigt. Dank der intelligenten, KI-basierten Software „Xpact Logistics“ konnte die Spedition den Zeitaufwand für diese monotone Tätigkeit jetzt um zwei Drittel reduzieren. Die Mitarbeiter freuen sich über die freigewordene Zeit, die ihnen jetzt für die Bearbeitung anspruchsvollerer Aufgaben zur Verfügung steht.

Die Spedition Hans Ihro GmbH setzt auf Xpact Logistics von Evy Solutions bei der Dokumentenverarbeitung (© Hans Ihro)

Wachstumspläne: Expansion nach ganz Europa

Das Unternehmen hat noch viel vor: Gefragt nach ihren Zukunftsplänen für die nächsten Jahre nennen die beiden Gründer das Ausrollen ihrer Lösungen im gesamteuropäischen Markt als nächstes Ziel. Und auch in den USA hat Evy Solutions schon Fuß gefasst.

https://www.evy-solutions.de

Titelfoto: © Loginfo24/Adobe Stock

Übrige Fotos und Grafiken: © Evy Solutions bzw. Hans Ihro GmbH