Böhls & Behncke setzt bei Datenaustausch auf Weber Data

Die Spedition Böhls & Behncke arbeitet im Sammelgutbereich mit fünf Kooperationspartnern und der Online-Plattform Pamyra, deren Auftragsdaten im jeweiligen Format empfangen, verarbeitet und versendet werden. Die Software DISPONENTplus sorgt nicht nur für einen reibungslosen Austausch, sondern auch für eine optimierte Disposition und Abrechnung.

(Bielefeld/Lübeck) Für Nils Behncke ist es auch heute noch „beeindruckend, dass der Übergang so gut funktioniert hat“. Gemeint ist der Zukauf einer weiteren Niederlassung durch die Spedition Böhls & Behncke mit Wirkung zum 1. September 2018. Zu diesem Stichtag hatte sich das Stückgutaufkommen der Firma mehr als verdoppelt.

„Bis dato konnten wir die Administration mit einer individuell programmierten Software für die Erfassung und Abrechnung bewältigen“, erinnert sich Behncke, dessen Unternehmen schon vor der Übernahme zwei Stückgutnetzwerken angehörte. Die Sendungsdaten wurden damals noch manuell in den Online-Portalen der Logistikpartner eingepflegt.

Dieser Aufwand wäre nach der Expansion nicht mehr zu schaffen gewesen, denn „über Nacht“ mussten jetzt auch die Aufträge von zwei weiteren Kooperationen verarbeitet werden. Seitdem ist der in Lübeck beheimatete Logistikdienstleister Partner der Stückgutnetzwerke Sim Cargo, Online Systemlogistik, GVZ Nord und Cargo Trans Logistik (CTL). Außerdem besteht eine bilaterale Kooperation mit der Karl Jürgensen Autofernverkehr und Spedition KG mit Sitz in Schleswig. Insgesamt kommen pro Woche rund 1.000 Aufträge zusammen.

Fortras ist die Basis

Für jedes Netzwerk gelten dabei eigene Regeln und Vorschriften, die bei der Abfertigung, dem Finanz-Clearing und dem elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange – EDI) beachtet werden müssen. Dieser basiert zwar in allen Fällen auf dem für Stückgut-Speditionen entwickelten EDI-Standard Fortras, muss aber für jede Kooperation speziell angepasst werden.

Vor diesem Hintergrund musste Böhls & Behncke seine Prozesse schon im Vorfeld der Übernahme automatisieren und digitalisieren. „Nachdem wir uns für den Kauf der Niederlassung entschieden hatten, suchten wir Anfang 2018 ein geeignetes Transportmanagementsystem mit hoher EDI-Kompetenz und guten Referenzen aus dem Stückgutbereich“, erinnert sich Behncke. Nach einem gründlichen Auswahlprozess entschied man sich im März für DISPONENTplus von Weber Data Service. „Neben der vielseitigen Software überzeugte uns das große Detailwissen unserer persönlichen Ansprechpartner, die den Speditionsalltag aus eigener Erfahrung kennen“, stellt Behncke fest.

Großes Potenzial

Zwei Monate nach dem eigentlichen Projektstart begann für das Unternehmen die Übergangsphase mit einem vierwöchigen Parallelbetrieb. „Danach konnten wir pünktlich zum 1. September den Schalter umlegen und arbeiten seitdem nur noch mit DISPONENTplus“, berichtet Behncke, der fast jeden Tag neue Funktionen der Software kennenlernt. „Die Software bietet viele Möglichkeiten und lässt sich gut an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen,“ so der Junior-Chef, der seit Januar 2020 zur Geschäftsführung zählt und bereits die zweite Generation des Familienunternehmens repräsentiert.

Neben dem Basispaket von DISPONENTplus investierte Böhls & Behncke in die Ergänzungs-Module für Tourenplanung und -optimierung, das Disponieren mit Karte und die Geocodierung der Haltepunkte. „Damit sehen unsere Disponenten im Nah- und Fernverkehr alle Aufträge auf einer Straßenkarte, was die Arbeit im Stückgut- und Ladungsbereich wesentlich vereinfacht“, berichtet Behncke. Außerdem setzt sein Unternehmen das digitale Dokumentenmanagement E-Akte und für den Sammelgutumschlag die ebenfalls von Weber Data Service entwickelte Hallenscannung ein.

Integriertes Schadensmanagement

Mit dieser Ausstattung hat Böhls & Behncke fast sämtliche Prozesse digitalisiert: Die per Fortras von den Kooperationspartnern empfangenen Sendungsdaten fließen direkt in den Auftrags-Pool, der beim Lagerumschlag mit den Barcode-Daten der zwei Hallenscanner abgeglichen wird. Wenn dabei Schäden auffallen, werden diese mit den in den Scannern integrierten Kameras dokumentiert und zusammen mit den Sendungsdaten archiviert. „Das System erkennt anhand der NVE-Nummern, zu welchem Netz die Sendung gehört und sortiert anhand dieser Nummer auch die Fotos den Sendungen zu“, erklärt Behncke. Auf dieser Basis wird der Schaden automatisch an den jeweiligen Kooperationspartner gemeldet.

Währenddessen verteilen die Disponenten die Aufträge per Drag&Drop auf die 15 Nahverkehrs-LKW. Die Touren werden danach per Mobilfunk an die jeweiligen Fahrzeuge gesendet, die über Telematiksysteme von AIS verfügen. „Die Schnittstelle zwischen DISPONENTplus und AIS hat sofort funktioniert und sorgt bei uns nicht nur für einen schnellen Austausch der Ablieferbelege“, betont Behncke.

Ein weiterer Effekt der integrierten Telematiklösung sei der deutlich gesunkene Geräuschpegel im Großraumbüro. „Bei Fragen nach dem aktuellen Standort der Fahrzeuge und dem Sendungsfortschritt wird nicht mehr telefoniert, sondern nur noch geklickt“, beschreibt der Unternehmer, der auch die Abrechnungsfunktionen seiner Speditionssoftware zu schätzen weiß: „Mit DISPONENTplus können alle nur denkbaren individuellen Sendungstarife dargestellt werden, auf deren Basis dann automatisch fakturiert wird.“ Diese Eigenschaft sei nicht zuletzt auch bei Gesprächen mit potenziellen Neukunden ein wichtiges Argument.

Weitere Aufträge durch Pamyra

Trotz der bisherigen Fortschritte in der Prozessoptimierung sieht Behncke noch weiteres Verbesserungspotenzial. „DISPONENTplus ist ein mächtiges Werkzeug, das wir mit Hilfe unserer Ansprechpartner bei Weber Data Service immer besser kennen und nutzen lernen.“ Die jüngste Weiterentwicklung betrifft eine Schnittstelle zur Vergleichs- und Buchungsplattform Pamyra. Über das Leipziger Startup-Unternehmen will Böhls & Behncke zusätzliche Aufträge generieren, die dann direkt von DISPONENTplus übernommen und verarbeitet werden können.

Foto: © Böhls & Behncke