Digitales Frachtführermanagement direkt aus dem TMS

Sie sind die wichtigsten Vertragspartner von Speditionen: ihre Frachtführer. Manchmal sind sie schwer zu finden und immer ein verlängerter Arm bei ihren Kunden. Wer als Spediteur erfolgreich sein möchte, muss sich um gute Beziehungen zu seinen Transportunternehmern bemühen. Und er sollte immer genau wissen, was bei ihnen gerade passiert. Aufgaben, die sich am besten digital erfüllen lassen. Noch einfacher wird es, wenn das elektronische Frachtführermanagement einen „direkten Draht“ ins TMS hat. Joanna Brandys, Partner Relationship Manager bei Trans.eu Group beleuchtet dieses Thema.

Von: Joanna Brandys, Partner Relationship Manager, Trans.eu Group

(Lauenau) Wer als Spediteur den Transport von Gütern schnell und sicher planen möchte, muss heute IT-gestützt arbeiten. “Größtmögliche Effizienz” lautet die Zielvorgabe an Disponenten. Denn sie müssen viele Herausforderungen meistern, wie z.B. den Preis- und Margendruck, die Volatilität der Märkte sowie den Fahrermangel. Auch Fachkräfte selbst haben sich zum knappen Gut entwickelt, das die Speditionen hegen und pflegen müssen.

Damit sie unter diesen Voraussetzungen einen optimalen Job machen können, sind sie auf präzise Informationen angewiesen. Diese benötigen sie nicht nur zur richtigen Zeit, sondern sie müssen diese auch schnell, sicher und einwandfrei teilen können. Das gelingt nur digital, denn die Datenweitergabe auf dem Papier ist nicht nur langsam, sie führt auch immer wieder zu Übertragungsfehlern – je größer die Anzahl der zu bearbeitenden Aufträge ist, desto mehr. Die Arbeit mit gepflegten Stammdaten erlaubt es dagegen, korrekte Informationen in Echtzeit zu übertragen.

Daten der Vertragspartner digital verwalten

Besonders sinnvoll ist das in der Zusammenarbeit mit Frachtführern, die auf diese Art und Weise ihre Transportaufträge in Sekundenschnelle und mit eindeutigen Angaben erhalten. Wenn eine Spedition die Daten dieser Vertragspartner digital verwaltet, kann sie zudem wichtige Grundlagen für die Zusammenarbeit automatisch prüfen, z.B.:

Verfügt der Frachtführer über eine Transportlizenz?

• Wie lange ist diese gültig?
• Ist das Transportunternehmen versichert?
• Bis zu welchem Termin ist der Versicherungsnachweis ausgestellt?

Diese Angaben muss ein Disponent immer prüfen, bevor er einen Frachtauftrag vergibt.

Was bringt digitales Frachtführermanagement?

In der Praxis lässt ein hoher Zeitdruck ein so sorgfältiges Arbeiten selten zu. Deshalb hat die Logistikplattform Trans.eu gleich mehrere Lösungen entwickelt, mit denen Speditionen sicherstellen können, dass sie mit den richtigen Partnern zusammenarbeiten:

• Das Trans.eu-Team verifiziert die Angaben jedes auf der Plattform vertretenen Transportunternehmens und überprüft die Daten regelmäßig entlang der Gültigkeitszyklen für die offiziellen Dokumente.
• Auf der Plattform gibt es darüber hinaus eine Funktion, mit der Speditionen auch solche Unternehmen selbst verwalten können, die nicht in der offenen Frachtführerdatenbank geführt werden.
• Über die automatische Programmierschnittstelle (API) haben Speditionen vor der Frachtfreigabe direkt aus ihrem TMS Zugriff auf die Daten der Plattform.

Damit sichern sich die Spediteure gegen Flüchtigkeitsfehler im Tagesgeschäft ab und können sich darauf verlassen, dass sie mit zuverlässigen Vertragspartnern zusammenarbeiten. Denn insbesondere das TMS ist die zentrale Softwarelösung für die Abläufe in einer Spedition. Von der Auftragsannahme bis zur Abrechnung führt das System die Kundenaufträge inklusive aller Angaben zum Fortschritt der Transportausführung. Wenn alle Prozesse richtig ausgearbeitet sind und in der Praxis eingehalten werden, bildet das System zudem die zentrale Datenbasis und enthält alle wichtigen kaufmännischen Daten, wie z.B. Maße und Gewichte der Frachtstücke, ausgeführte Mehrwertservices und natürlich die Vertragsdaten, also die Tarife und Konditionen für die Abrechnung.

Das TMS um digitales Frachtführermanagement ergänzen

Was dem TMS dagegen fehlt, ist eine echte Ressourcenverwaltung. Es wird zwar für die Auftragsvergabe an Subunternehmer genutzt, enthält aber keine Controlling-Funktionen. So lassen sich Fremdleistungen nicht in Bezug zu Kundenaufträgen setzen und die Einkaufskonditionen nur rudimentär verwalten. Deshalb ist es für das Lieferantenmanagement weniger geeignet. Moderne Systeme ermöglichen es aber, solche fehlenden Funktionen, wie den Frachtraumeinkauf und das Lieferantenmanagement, über ihre API zu ergänzen. Mit diesen Lösungen aus der Trans.eu-Plattform kann eine Spedition nahtlos im TMS arbeiten, wenn sie die Disposition mit der Frachtführerdatenbank verbindet. Dann kann der Disponent direkt die aktuellen Transportpreise abfragen, Vertragsverhandlungen führen und schließlich einen der Frachtführer beauftragen. Ein zusätzlicher Vorteil aus dieser Verknüpfung: Logistikdienstleister können sich mit den Informationen aus der Verifizierung durch Trans.eu vergewissern, dass ihre Vertragspartner wichtige transportrechtliche Vorgaben erfüllen. So verbessern sie nebenbei ihr Risikomanagement.

Digitales Frachtführermanagement beschleunigt

Mit der Integration des Frachtführermanagements bringen Speditionen Sicherheit und Schwung in ihr Tagesgeschäft. Routineentscheidungen fallen, ohne wichtige Prüfschritte zu vernachlässigen. Die Einkaufskonditionen bei festen Frachtführern sind transparent hinterlegt. Und wenn Unternehmen zusätzlichen Laderaum benötigen, können sie diesen direkt aus dem TMS fest buchen. Damit beschleunigen die Softwarelösungen von Trans.eu die wichtigsten operativen Prozesse. Deshalb ist es auch für die Anbieter von TMS-Lösungen sinnvoll, die Plattform über ihre Programmierschnittstelle (API) zu integrieren.

Über Trans.eu

Trans.eu ist eine digitale Logistikplattform für den Landverkehr, die über 40.000 Nutzer von Europa bis Eurasien verbindet. Als FreightTech-Lösung bietet sie ein ganzes Ökosystem von datengestützten Unternehmen, die nahtlos miteinander kommunizieren und digitalisierte Arbeitsprozesse für den Transport nutzen. Die Plattform verfügt zudem über ein einzigartiges Verifizierungssystem, um Transportdienstleister zu überprüfen, bevor diese die Plattform aktiv nutzen können. Dies ermöglicht eine sichere und vertrauenswürdige Zusammenarbeit mit Transportdienstleistern, auch über Ländergrenzen hinaus.

Eine Geschäftspartner-Funktion ermöglicht es den Anwendern, Gruppen von bevorzugten Transportdienstleistern zu verwalten, wo sie unterschiedliche Parameter für die Zusammenarbeit definieren können. Frachtangebote können über die Plattform sowie in einem Live-Messenger in Echtzeit verhandelt und vertraglich abgeschlossen werden. Zur Erhöhung der Markttransparenz liefern indikative Preis-Algorithmen faire Preisschätzungen für ausgewählte Frachten und Routen. Eine eingebaute Track & Trace-Funktion ermöglicht außerdem die Echtzeit-Überwachung von Frachten auf der Straße.  Zusätzlich dazu ist Trans.eu ein offenes System und bietet eine umfangreiche API-Integration mit bestehenden TMS-Systemen. Logistiker, die ein bestehendes Transportmanagementsystem nutzen, erhalten durch die Integration mit Trans.eu zusätzliche Logistik 4.0-Funktionalitäten.

Titelfoto: © Trans.eu

Joanna Brandys leitet die Abteilung für Partnerschaften bei Trans.eu, wo sie hochgradige Partnerschaften mit führenden Technologie Anbietern im deutschen Markt aufbaut. Joanna blickt auf stolze 20 Jahre Erfahrung im Bereich IT-Lösungen zurück. Nach ihrem Studium der angewandten Informatik im medizinischen Bereich an der Universität Breslau arbeitete sie für verschiedene kleine bis große IT-Unternehmen.

Ihr Karriereweg führte sie zu bekannten Namen in der Branche wie Comarch und IBM. Während ihrer Arbeit war sie an ERP-Lösungen und kundenspezifischer Softwareentwicklung beteiligt, während sie Projektteams, Partnerkanäle und verschiedene Vertriebsabteilungen leitete. Mit anderen beruflichen Qualifikationen wie dem Carrier’s Professional Competence Certificate ist sie berechtigt, ein eigenes Transportunternehmen zu führen.  www.trans.eu