E-Rechnung statt Papierberge: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Der Bitkom - Bundesverband Informationswirtschaft,Telekommunikation und neue Medien e.V. - hat ein Faktenpapier „10 Merksätze für elektronische Rechnungen„ veröffentlicht. Ab dem 27. November schreibt die öffentliche Verwaltung die E-Rechnung vor für alle Unternehmen, die dem Bund etwas fakturieren. Der Bitkom hofft auch auf einen Impuls für die übrige Wirtschaft. Noch rund ein Drittel der Wirtschaft fakturiert in Papierform. Das betrifft bestimmt auch viele Logistikdienstleister.

(Berlin) Die öffentliche Verwaltung treibt den Abschied vom Papier voran: Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung für alle Unternehmer, die im Auftrag des Bundes tätig werden, Pflicht. Länder und Kommunen müssen bereits seit April elektronische Rechnungen annehmen. Für viele Unternehmen ist diese Umstellung eine Herausforderung, immerhin erstellt derzeit noch ein Drittel Rechnungen überwiegend oder sogar ausschließlich in Papierform (33 Prozent).

Elektronische Rechnung ist kein Mail mit PDF-Anhang

Der Digitalverband Bitkom hat jetzt eine neue Version des Faktenpapiers „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ veröffentlicht, das kleinen, mittleren und großen Betrieben bei der Umstellung auf die E-Rechnung hilft. Denn diese muss in einem bestimmten strukturierten Format erstellt werden und eine automatische Verarbeitung ermöglichen – es handelt sich also nicht um eine elektronisch versendete Rechnung, die etwa als PDF an eine Mail angehängt wird.

„Die E-Rechnung hilft, Papierberge in deutschen Unternehmen und in der Verwaltung abzubauen. Und sie macht die Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfest. Eine Rechnung auf Papier oder als PDF ist nicht mehr zeitgemäß“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen.“ Die Einführung der E-Rechnung geht auf eine EU-Richtlinie zurück, die den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes stärken soll.

Regelung des Bundes als Impuls für die übrige Wirtschaft

Es ist zu erwarten, dass von der Regelung eine erhebliche Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft ausgeht und künftig auch Unternehmen untereinander verstärkt auf die elektronische Rechnung setzen. Britze: „In Deutschland hat sich in den vergangenen zwei Jahren schon viel getan: Nutzten 2018 noch 19 Prozent der Unternehmen die E-Rechnung, sind es in diesem Jahr bereits 30 Prozent. Es ist wichtig, dass sich jetzt auch alle anderen Unternehmen mit diesem Thema auseinandersetzen.“

Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 1.104 Führungspersonen und Verantwortliche für das Thema Digitalisierung in Unternehmen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland telefonisch befragt. Die Umfrage ist repräsentativ.

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